Luxe-empire.ru

Красота и Здоровье
4 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция административного директора

Должностная инструкция административного директора

Кратко о должности административного директора

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Примерная структура должностной инструкции административного директора

Скачать форму должностной инструкции

При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Должностные обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.

Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Функции административного директора

Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:

  • контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
  • работа с административно-хозяйственной документацией;
  • поиск помещений для размещения офиса и производства;
  • обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
  • подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
  • принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.

В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

  • организация табельного учета;
  • ведение графика отпусков;
  • контроль трудовой дисциплины;
  • доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
  • контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
  • контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
  • организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
  • контроль за обеспечением сохранности имущества;
  • осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
  • организация уборки помещений и прилегающей территории;
  • организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
  • проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
  • оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
  • участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Права административного директора

Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:

  • предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
  • издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
  • вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
  • заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
  • вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.

Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

  • за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
  • за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
  • за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

Административный директор

В компетенции административного директора входит управление административной деятельностью компании, в частности, документационным обеспечением, внутренней системой коммуникаций, закупками материалов, оборудования, офисной мебели и канцелярских товаров. Административные директора руководят сотрудниками секретариата, канцелярии и хозяйственного отдела, участвуют в подборе данного персонала. Помимо этого, их обязанности включают бюджетирование, участие в совершенствовании бизнес-процессов, разработку и контроль выполнения регламентов, стандартов работы. Административные директора контролируют соблюдение требований по ОТ и ТБ, противопожарной безопасности.

Средние рыночные зарплатные предложения для административных директоров в Киеве достигают гривен.

Должность административного директора работодатели готовы предложить начальникам АХО или руководителям канцелярии со стажем руководящей работы не менее 2 лет. Также возможно претендовать на эту должность соискателям с опытом работы офис-менеджером от 5 лет. Кандидатам необходимо иметь высшее образование, знать принципы организации административно-хозяйственной деятельности компании, правила документационного обеспечения управления и делопроизводства. Пригодится и знание «1С». Стартовый оклад административных директоров составляет от до гривен.

Чуть больший заработок у специалистов со стажем работы административным директором не менее 1 года. Вакансии требуют от таких кандидатов знания принципов бизнес-планирования и опыта построения системы электронного документооборота. Их доход в столице возрастает до гривен.

Читать еще:  Какое образование нужно чтобы стать директором

Вход в следующий зарплатный диапазон открыт административным директорам с опытом работы от 2 лет. Работодатели заинтересованы в специалистах с навыками построения и оптимизации внутренних процедур взаимодействия подразделений. Дополнительным плюсом для соискателя послужит свободное владение английским языком. Зарплатные предложения для кандидатов, соответствующих указанным требованиям, достигают гривен.

Наиболее щедрыми работодателями являются компании крупного бизнеса. Для трудоустройства в такие организации необходимо иметь стаж работы административным директором не менее 3 лет. Конкурентным преимуществом обладают соискатели, ранее работавшие в крупных компаниях. Зарплатный максимум для административных директоров в столице достигает гривен.

Среди соискателей должности административного директора мужчин чуть больше, чем женщин: 60% против 40% соответственно. Большинство (43%) составляют кандидаты в возрасте от 40 до 50 лет. 90% претендентов имеют высшее образование. 15% административных директоров свободно владеют английским языком.

Регион исследования: г. Киев
Время проведения исследования: декабрь 2013 года
Единица измерения: украинская гривна
Объект изучения: предложения работодателей и ожидания претендентов на позицию «Административный директор»

Типичный функционал:
— управление административной деятельностью компании;
— организация и реализация работ по документационному обеспечению компании (постановка документооборота);
— составление и контроль административного бюджета, оптимизация затрат;
— управление административным персоналом (АХО, секретариат, канцелярия и др.), участие в подборе административного персонала;
— контроль соблюдения требований по охране труда, противопожарной безопасности и технике безопасности;
— организация работы внутренней системы коммуникации (информационная система, правила взаимодействия подразделений, структурных единиц и работников);
— постановка и совершенствование бизнес-процессов;
— методическое сопровождение деятельности: разработка регламентов, стандартов работы и контроль их выполнения;
— управление закупками материалов, оборудования, офисной мебели и канцелярских товаров;
— взаимодействие с организациями, обеспечивающими функционирование компании, проведение тендеров.

Требования к позиции: тип занятости — полный рабочий день.

Уровень оплаты труда специалиста определяется кадровой политикой компании, перечнем должностных обязанностей, опытом работы по специальности, уровнем развития профессиональных навыков.

Исследование массива данных о заработных платах в исследуемых регионах позволяет выделить 4 основных зарплатных диапазона в зависимости от опыта и профессиональных навыков специалистов.

Анализ информации по уровням оплаты труда специалиста:
(без учета премий, бонусов и дополнительных компенсаций)

РегионСреднийДиапазон I

Без опыта работы
на данной позиции

Диапазон II

С минимальным опытом работы
на данной позиции

Диапазон III

С опытом работы
на данной позиции

Диапазон IV

Со значительным опытом работы
на данной позиции

Киев7 0005 000 — 6 0006 000 — 6 5006 500 — 8 0008 000 — 10 000

Пояснения к таблице »

Каждый зарплатный диапазон характеризуется определенным типичным набором требований и пожеланий к кандидату. Каждый последующий зарплатный диапазон включает в себя требования, сформулированные для предыдущих.

Зарплатный диапазонТребования и пожелания к профессиональным навыкам
I
Без опыта работы на данной позиции
— Высшее образование
— Развитые организаторские навыки
— Знание принципов организации эффективной административно-хозяйственной деятельности компании
— Знание документационного обеспечения управления и делопроизводства
— Опыт работы начальником АХО/руководителем канцелярии от 2 лет/офис-менеджером от 5 лет

Возможное пожелание: знание «1С»

II
С минимальным опытом работы на данной позиции
— Знание принципов бизнес-планирования
— Опыт построения системы электронного документооборота
— Опыт работы административным директором от 1 года

III
С опытом работы на данной позиции
— Опыт построения/оптимизации внутренних процедур взаимодействия подразделений
— Опыт работы административным директором от 2 лет

Возможное пожелание: знание английского языка на разговорном или свободном уровне

IV
Со значительным опытом работы на данной позиции
— Опыт работы в крупной компании
— Опыт работы административным директором от 3 лет

Портрет соискателя


Просмотреть резюме административных директоров на портале Superjob

Должностная инструкция начальника АХО

Административно-хозяйственные отделы присутствуют во всех организациях, которые включают в себя более ста сотрудников. Начальники отделов отвечают за состояние помещений, которыми располагает компания. Они поддерживают чистоту, безопасность, следят за проведением своевременных ремонтных работ. Функции этих сотрудников на разных предприятиях имеют свои особенности – их регулирует должностная инструкция начальника АХО.

Образец должностной инструкции начальника АХО

Общие положения

1.1. Данный документ регламентирует следующие аспекты деятельности начальника административно-хозяйственного отдела: должностные обязанности и задачи, условия работы, права и сферу ответственности.
1.2. Назначение на должность начальника АХО осуществляется посредством оформления начальством предприятия соответствующего распоряжения и регулируется трудовым законодательством России.
1.3. Непосредственный руководитель начальника АХО – начальник предприятия.
1.4. Если начальник административно-хозяйственного отдела отсутствует на рабочем посту, его задачи берет на себя сотрудник, который имеет необходимый объем знаний и опыта для полноценной замены. Заместитель назначается на рабочее место в соответствии с внутренними распорядками предприятия.
1.5. К соискателю, претендующему на должность начальника АХО, предъявляются следующие требования: наличие высшего профобразования и стажа работы на данной должности от двух лет/наличие среднего профобразования и стажа работы не менее пяти лет.
1.6. Начальнику АХО требуются знания в сферах:

  • структуры компании и потенциальных путей ее развития;
  • правил проведения табельных учетов на предприятии;
  • правил и сроков отправки отчетов;
  • средств связи и техники с вычислительными и организационными функциями;
  • нормативной документации, которая поступает от вышестоящих лиц и затрагивает аспекты административно-хозяйственной стороны работы компании;
  • способов механизации ручного труда;
  • порядков закупки оборудования, инвентаря и канцелярии;
  • основ трудового распорядка, принятых в организации;
  • норм соблюдения техники безопасности (санитария на производстве, пожарная безопасность, охрана труда);
  • правил составления отчетной документации за услуги;
  • базовых принципов экономической науки, организации труда и управления на производстве;
  • российского трудового законодательства.

Должностные обязанности

2.1. К перечню должностных обязанностей начальника АХО относятся:

  • принятие участия в создании планов, связанных с организацией текущих и капитальных ремонтных работ основного фонда (в него входят здания, водоснабжающие системы, воздухопроводы и т.д.), оформление смет расходов на хозяйственные нужды;
  • создание условий для осуществления ремонтных работ в помещениях предприятия и контролирование качества ремонта на всех этапах;
  • снабжение подразделения организации предметами мебели, хозяйственными оборудованием, приборами для механизации инженерного труда, несение ответственности за сохранность данных объектов и проведение их ремонта при необходимости;
  • участие в заполнении документации, требуемой для оформления договоров на предоставление услуг, хранение канцелярии, хозяйственных материалов и инвентаря, снабжение этими предметами всех подразделений организации, а также проведение учета их применения и заполнение отчетных документов. Контролирование целесообразного расходования материалов, которые направляются для хозяйственных задач;
  • организация приема, прохождения регистрации и обслуживания лиц, которые прибывают в организацию в рамках служебной командировки;
  • проведение мер по организации хозяйственного обслуживания конференций, собраний и прочих массовых мероприятий;
  • руководство работами, направленными на благоустройство территорий (озеленение, уборка, торжественное украшение фасадов, проходных и т.д.);
  • создание условий для проведения мероприятий по соблюдению пожарной безопасности и поддержанию в рабочей кондиции пожарного инвентаря;
  • способствование внедрению новых средств связи и вычислительных приборов;
  • руководство сотрудниками вверенного отдела.

Права

3.1. Права и полномочия начальника административно-хозяйственного отдела включают в себя:

  • передачу подчиненным работникам указаний или заданий, которые охватывают вопросы, находящиеся в сфере компетенции начальника АХО;
  • контроль за своевременным выполнением актуальных поручений и задач, адресуемых подконтрольным служебных отделений и работников организации;
  • отправка запросов на получение необходимых материалов, которые имеют отношение к задачам, выполняемым начальником хозотдела;
  • взаимодействие с отделениями сторонних предприятий для решения задач оперативного характера по вопросам производственной работы;
  • защита интересов организации в сторонних учреждениях в процессе решения проблем, затрагивающих компетенцию начальника хозотдела.

Ответственность

4.1. В сферу ответственности начальника административно-хозяйственного отдела входят:

  • низкая результативность производственной работы подразделения;
  • некорректное выполнение (или отказ от выполнения) начальником АХО своих прямых обязательств, а также невыполнение указаний подчиненными сотрудниками отдела;
  • предоставление заведомо искаженных сведений, касающихся состояния работы подразделения;
  • отказ от выполнения приказов и поручений, исходящих от руководства предприятия;
  • непринятие мер, направленных на предотвращение нарушений основ техники безопасности и противопожарных правил, создающее непосредственную угрозу компании и ее сотрудникам;
  • игнорирование трудового и исполнительского дисциплинарных принципов сотрудниками подразделения, которое контролируется начальником хозотдела.

Условия работы

5.1. Распорядок работы начальника АХО разрабатывается с опорой на правила трудового распорядка, которые действуют в данной организации.
5.2. Начальник АХО выезжает в служебные командировки, если присутствует производственная необходимость.
5.3. При выполнении оперативных указаний по поддержанию производственной деятельности подразделения руководство предприятия может выделять служебное транспортное средство.

Составление должностной инструкции начальника АХО

Должностная инструкция не имеет универсального формата. Организации оформляют этот документ с учетом особенностей внутреннего распорядка. Написание инструктажа обыкновенно поручается кадровику или специалисту HR. Задачи начальников административно-хозяйственного отдела на разных предприятиях могут существенно отличаться друг от друга (при общем сходстве выполняемых функций).

Должностная инструкция содержит четыре пункта, которые освещают главные стороны профессиональной деятельности работника:

  • общие положения;
  • должностные обязанности;
  • права;
  • ответственность.

Справка! Предприятия уполномочены включать в этот список дополнительные разделы, если они позволяют четче определить круг задач начальника АХО.

Распространение и утверждение документа

Количество должностных инструкций определяется количеством сотрудников, занимающих данную должность. Если предприятие подразумевает наем нескольких начальников АХО, то инструкция выдается каждому сотруднику. Для того чтобы этот документ обрел юридическую силу, он должен быть подписан. Подписи оставляются следующими лицами:

  • начальник административно-хозяйственного отдела, которому эта инструкция предназначается;
  • сотрудник, ответственный за ознакомление начальника АХО с инструкцией;
  • руководство предприятия.

Структура должностной инструкции

Законную силу инструкции подчеркивает утверждение начальником организации. Оно находится в правой верхней части документа и содержит следующие данные:

  • занимаемая начальством должность;
  • название предприятия;
  • ФИО;
  • подпись с расшифровкой.

Важно! По центру строки на первом листа инструкции пишется ее название.

Первая часть

Открывающие инструкцию «Общие положения» расписывают ту категорию сотрудников, к которой относится начальник АХО. Категория зависит от подразделения административно-хозяйственного отдела, в который поступает сотрудник. Выделяют следующие варианты:

  • социально-бытовой;
  • материально-ресурсный;
  • планово-расчетный.

Первый раздел посвящен субординационным вопросам. Он указывает лица, которым начальник АХО обязывается подчинятся и лица, которые находятся в подчинении у него.

Справка! Фамилии конкретных людей не называются – указываются только должности.

Указывается распоряжение или приказ, на основании которого начальник АХО был принят на работу. Затем перечисляются требования организации, предъявляемые к соискателю. Они затрагивают такие важные моменты:

Для начальника АХО требования имеют две альтернативы – сотрудник может иметь как высшее, так и среднее образование. Однако среднее образование должно компенсироваться большим стажем работы. В противном случае сотрудник не будет допущен к осуществлению своих функций.

В заключении первого раздела приводится исчерпывающий список нормативной документации. Со всеми этими источниками начальник АХО должен быть ознакомлен. К их числу относятся:

  • трудовое законодательство РФ;
  • правила внутреннего распорядка компании;
  • нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

Вторая часть

Раздел «Должностные обязанности» дает начальнику АХО детальную характеристику тех функций, которые ему поручаются. Этот сегмент должностной инструкции является одним из самых важных. От четкости его прописывания зависит слаженность работы на предприятии. Разные организации возлагают на начальников АХО разные обязанности. Наполнение этого пункта зависит от внутреннего распорядка конкретной организации.

В крупных компаниях начальники АХО по уровню профессиональной подготовки делятся на три уровня:

  • техники, плотники, электрики, сантехники;
  • ведущие специалисты, главные инженеры, администраторы;
  • руководители и заместители предприятия, технические директоры.

Третья часть

Глава «Права» описывают круг полномочий, которыми наделен начальник АХО для осуществления своей рабочей деятельности. Права, которыми обладает сотрудник, делятся на несколько категорий:

  • право оповещения начальства о наличии неисправностей и потребности в помощи для решения ряда проблем;
  • про взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, если того требует выполнение производственных задач;
  • право управления подчиненными сотрудниками – распределение отпусков, назначение наказаний, разрешение на уход с рабочего поста.

Справка! Список полномочий начальника АХО определяется местом, которое он занимает в структуре конкретной организации.

Четвёртый раздел

Раздел «Ответственность» перечисляет те поступки, за которые начальник АХО может понести наказание. Наказание имеет разную форму и определяется тяжестью проступка. Им может стать выговор, лишение премии или даже увольнение.

Детальное и четкое описание ответственности уберегает предприятие от возможных проблем в суде. К примеру, если начальник АХО несет материальную ответственность – этот пункт обязательно отражается в должностной инструкции.

Справка! При описании сферы ответственности работника инструкция должна опираться на трудовое законодательство РФ (что указывается в самом документе).

Пятая часть

В условиях работы прописываются все особенности, которые сопровождают данную должность. К таким условиям могут относятся частые командировки, переезд в другой город, работа в ночное время и другие детали, которые не вошли в предыдущие разделы.

В завершении должностной инструкции указываются данные начальника АХО:

  • ФИО;
  • наименование предприятия;
  • паспортные данные;
  • подпись сотрудника;
  • дата ознакомления с инструкцией.

Административный директор должностная инструкция

Высшая школа экономики

Первый проректор ГУ-ВШЭ

Управление административных зданий

Административного директора дирекции № 12 Управления Административных зданий

«___» _________ 200__г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовые обязанности, права и ответственность работника ГУ-ВШЭ, занимающего должность административного директора Управления административных зданий (далее по тексту – административный директор).

1.2. Административный директор подчиняется непосредственно начальнику Управления административных зданий ГУ-ВШЭ.

Административный директор должностная инструкция

Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

  • Общие положения.
  • Главные задачи деятельности.
  • Функциональные обязанности специалиста.
  • Права должностного лица.
  • Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

  1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: “административный директор”.
  2. Описание должности, предписания по подчиненности.
    В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору.

Исполнительный директор должностная инструкция

Он справедливо считает, что передает в руки административного управляющего все эти заботы, что в каждом ему подчиненном отделе произойдет оптимизация затрат бюджета, что им будет добываться информация о том, осуществляется ли маркетинг, что, где берется и в каком количестве, открытые или закрытые проводятся тендеры, какая репутация на рынке компаний-поставщиков, какие первичные документы предоставляются, нужны ли закупки и т. п.

Скорее всего, приход в коллектив такого специалиста не понравится никому. По нашему мнению, он нужен исключительно адекватному высшему руководству, так как такой сотрудник связывает все направления, относимые к административно-хозяйственному управлению.

Директор административного департамента должностная инструкция

Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, за совершение в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения, за причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, Уставом ГУ-ВШЭ, настоящей должностной инструкцией, иными нормативными актами.

5.3.
Административный директор не освобождается от ответственности за влекущие ответственность действия, произведенные лицами, которым он делегировал свои права.

5.4. За недобросовестное использование имущества и средств Дирекции в собственных интересах или интересах, противоположных интересам ГУ-ВШЭ.

Планирует и подготавливает все необходимые условия для проведения корпоративного мероприятия за границей, если такое намечается (приобретение билетов по доступной цене, бронирование гостиничных номеров, обсуждение программы корпоративного вечера).

Организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовках отчетных данных по ее итогам.

Осуществляет закрытие и открытие офисов в регионах. Выполняет закрытие всех договоров, обеспечивает пересылку офисной мебели и остальных материальных ценностей, принятие их на склад и учёт.
Также необходимо контролировать процесс, следить за тем, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке. Сложность в том, что, несмотря на то, что бывают случаи воровства, ни одна компания по пересылке не берёт на себя за это ответственность.

Административный директор должностная инструкция скачать

1.5. Административный директор в своей деятельности руководствуется:

1) __________________________________________; (наименование учредительного документа) 2) Положением о _____________________________; (наименование структурного подразделения) 3) настоящей должностной инструкцией; 4) __________________________________________. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.6. Административный директор подчиняется непосредственно ____________ _____________________________________.
(наименование должности руководителя)

1.7. ________________________________________. (другие общие положения)

2. Трудовые функции

Административный директор должностные обязанности

Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие.

Административный директор должностные обязанности кратко

  • Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
  • Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
  • Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
  • Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО.

Руководит работами по содержанию здания и нормального функционирования инженерных коммуникаций и оборудования.

3.9. Осуществляет разработку и реализацию мероприятий по подготовке здания к осенне-зимнему и весенне-летнему периодам.

3.11. Принимает меры по рациональному использованию кадров и развитию их профессиональных знаний и опыта.

3.13. Осуществляет контроль рационального использования энергоресурсов, оборудования, мебели, материалов, числящихся на учете дирекции.

3.14. Участвует в приеме нового и вышедшего из ремонта оборудования, в реконструкции здания и технического оборудования.

3.22. Контролирует соблюдение в здании Дирекции Правил внутреннего распорядка

ГУ-ВШЭ, приказов и распоряжений, обеспечивает выполнение их требований.

3.24. Контролирует соблюдение законодательства РФ о запрете курения на территории и в помещениях ГУ-ВШЭ, за исключением специально отведенных мест для курения.

3.26. Осуществляет контакт с руководителями структурных подразделений для решения организационных вопросов.

После переговоров с поставщиками он подписывает договор со всеми дочерними предприятиями о том, что они должны закупить товары (воду, канцтовары, бумагу, ручки, бытовую химию) по таким же отпускным ценам.

Ведение переговоров и подписание договоров по аренде помещений. Этот процесс требует большой внимательности и деталей, таких как размеры и порядок расположения кабинетов директора и различного офисного персонала.

Контроль счетов за мобильную связь.

Административный директор контролирует ограничительный лимит, а если он превышен, то требует с работников объяснительную записку.

Инвентаризация офиса компании. Работа выполняется объединенными усилиями с бухгалтерским отделом.

Это работа отнимает достаточно много времени.

Административный директор Автор: Исследовательский центр портала Superjob.ru При этом соотношение предложения и спроса среди административно-хозяйственного персонала всех уровней достаточно высокий: в среднем по отрасли он достигает 9 резюме на одну вакансию, а на топовые позиции — еще больше.

Соискатели в сфере АХО нечасто бывают готовы к переезду в другой город ради работы: такая отметка стоит всего в 13% резюме. Готовность к переезду у московских соискателей еще меньше – всего 9%.

Однако ради топовых позиций кандидаты готовы даже на переезд: об этом заявляют 31% российских соискателей (в Москве – 23%).

  1. Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
  2. Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
  3. Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
  4. Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
  5. Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
  6. Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста.

Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

  1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
  2. Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности.

У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.

  • Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
  • Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко.

Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector