Luxe-empire.ru

Красота и Здоровье
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Должностная инструкция административного директора образец

Должностная инструкция Административного директора дирекции № 12 Управления Административных зданий

Высшая школа экономики

УТВЕРЖДАЮ

Первый проректор ГУ-ВШЭ

Управление административных зданий

Административного директора дирекции № 12 Управления Административных зданий

«___» _________ 200__г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет трудовые обязанности, права и ответственность работника ГУ-ВШЭ, занимающего должность административного директора Управления административных зданий (далее по тексту – административный директор).

1.2. Административный директор подчиняется непосредственно начальнику Управления административных зданий ГУ-ВШЭ.

1.3. В своей деятельности административный директор руководствуется:

-Уставом и локальными нормативными актами ГУ-ВШЭ, Положением об Управлении административных зданий ГУ-ВШЭ, а также настоящей должностной инструкцией

2. ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ, ЗНАНИЯ И НАВЫКИ

2.1. На должность административного директора принимается лицо, отвечающее требованиям к квалификации:

— имеющий практический опыт работы по специальности не менее пяти лет.

2.2. Административный директор должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность Дирекции;

— другие руководящие документы, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания и проведения учебного процесса в здании Дирекции, издаваемые администрацией ГУ-ВШЭ,

— организацию табельного учета в ГУ-ВШЭ,

— порядок приобретения мебели, оборудования, инвентаря, сантехнического оборудования и пр.,

— действующее положение об оплате труда,

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

— порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;

— основы организации труда и производства;

— основы трудового законодательства.

3. ТРУДОВЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Административный директор исполняет следующие трудовые обязанности:

3.1. Руководит производственно-хозяйственной деятельностью Дирекции.

3.2. Организует взаимодействие структурных подразделений и производственных единиц Дирекции.

3.3. Обеспечивает выполнение всех принимаемых Дирекцией обязательств.

3.4. Создает условия для внедрения новейшей техники и технологий, прогрессивных форм управления и организации труда.

3.5. Принимает меры по обеспечению безопасных условий труда в Дирекции.

3.6. Контролирует соблюдение законности в деятельности структурных подразделений Дирекции.

3.7. Осуществляет контакт с районной управой, с представителем администрации соответствующего округа г. Москвы, с технической инспекцией округа, а так же с Управлением противопожарной охраны.

3.8. Руководит работами по содержанию здания и нормального функционирования инженерных коммуникаций и оборудования.

3.9. Осуществляет разработку и реализацию мероприятий по подготовке здания к осенне-зимнему и весенне-летнему периодам.

3.10. Принимает участие в проведении ремонта помещений, осуществляет контроль за качеством выполнения ремонтных и строительных работ.

3.11. Принимает меры по рациональному использованию кадров и развитию их профессиональных знаний и опыта.

3.12. Участвует в приеме и увольнении работников.

3.13. Осуществляет контроль рационального использования энергоресурсов, оборудования, мебели, материалов, числящихся на учете дирекции.

3.14. Участвует в приеме нового и вышедшего из ремонта оборудования, в реконструкции здания и технического оборудования.

3.15. Участвует в разработке планов текущих и капитальных ремонтов здания и технологического оборудования.

3.16. Осуществляет контроль рационального расходования выделенных материалов, ведения необходимой документации.

3.17. Осуществляет постоянный контроль эксплуатации оборудования, обеспечения его безопасного работоспособного состояния.

3.18. Контролирует выполнение противопожарных мероприятий и правил техники безопасности, своевременности проведения соответствующих инструктажей.

3.19. Контролирует выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря и осуществляет контроль за ведением журнала по пожарной безопасности.

3.20. Осуществляет контроль за соблюдением ответственными за пожарную безопасность в служебных помещениях установленного противопожарного режима

3.21. Проводит проверку пожароопасных помещений, подлежащих осмотру перед закрытием и сдачей под охрану с отметкой в журнале.

3.22. Контролирует соблюдение в здании Дирекции Правил внутреннего распорядка

ГУ-ВШЭ, приказов и распоряжений, обеспечивает выполнение их требований.

3.23. Принимает участие в решении вопросов по распределению рабочих площадей между подразделениями ГУ-ВШЭ.

3.24. Контролирует соблюдение законодательства РФ о запрете курения на территории и в помещениях ГУ-ВШЭ, за исключением специально отведенных мест для курения.

3.25. Осуществляет контроль за исполнением при работе техники безопасности и за ведением журнала инструктажа по технике безопасности.

3.26. Осуществляет контакт с руководителями структурных подразделений для решения организационных вопросов.

3.27. Контролирует обеспечение контрольно-пропускного режима в учебных и административных зданиях ГУ-ВШЭ.

3.28. Осуществляет контакт с преподавательским составом для решения организационных вопросов в учебном процессе.

3.29. Обеспечивает надлежащее состояние помещений и прилегающей территории, организовывает своевременный вывоз мусора.

3.30. В связи с производственной необходимостью, выполняет и другие поручения руководства ГУ-ВШЭ, не предусмотренные настоящей инструкцией.

Административный директор имеет право:

4.1. Представлять интересы Дирекции во взаимоотношениях с физическими и юридическими лицами, органами государственной власти и управления по вопросам, входящим в компетенцию административного директора.

4.2. Действовать от имени Дирекции без оформления доверенности.

4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.4. Проверять и направлять деятельность всех служб Дирекции в области содержания здания в должном порядке и содействовать обеспечению учебного процесса.

4.5. Распоряжаться средствами и имуществом Дирекции с соблюдением требований соответствующих нормативных актов, Устава ГУ-ВШЭ.

4.6. В установленных законодательством пределах, определять объем и порядок защиты сведений, составляющих конфиденциальную информацию. Требовать от работников Дирекции знаний по охране труда, техники безопасности и пожарной безопасности, основ трудового законодательства.

4.7. Обжаловать приказы и распоряжения администрации ГУ-ВШЭ в порядке, установленном законодательством о труде РФ.

4.8. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

4.9. При выполнении обязанностей по основной должности, вести научную и педагогическую работу на условиях внутривузовского совместительства или почасовой оплаты.

4.10. Вносить предложения руководству в пересмотре структуры и штатов подчиненных подразделений, о назначении, выдвижении, поощрении работников за достижения и добросовестное отношение к работе, а также об увольнении или наложении взыскания.

4.11. Иные права, установленные законодательством Российской Федерации и/или локальными нормативными актами (приказами/распоряжениями) ГУ-ВШЭ.

Читать еще:  Директор по маркетингу зарплата

Административный директор несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, за совершение в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения, за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, Уставом ГУ-ВШЭ, настоящей должностной инструкцией, иными нормативными актами.

5.3. Административный директор не освобождается от ответственности за влекущие ответственность действия, произведенные лицами, которым он делегировал свои права.

5.4. За недобросовестное использование имущества и средств Дирекции в
собственных интересах или интересах, противоположных интересам ГУ-ВШЭ.

5.5. Административный директор несет ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных на него настоящей должностной инструкцией обязанностей.

5.6. В иных случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ и локальными нормативными актами (приказами/распоряжениями) ГУ-ВШЭ.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Настоящая должностная инструкция вводится в действие после утверждения уполномоченным лицом со дня ее регистрации в Управлении персонала.

6.2. Настоящая должностная инструкция становится обязательной для работника с даты ознакомления с ней под роспись.

6.3. Настоящая должностная инструкция утрачивает силу с даты издания новой должностной инструкции по должности административного директора, исключения указанной должности из штатного расписания соответствующего структурного подразделения ГУ-ВШЭ.

Начальник Управления ____________ ______________

административных зданий (подпись) (ИОФ)

Начальник Управления персонала _____________ _____________

Начальник Юридического отдела _____________ _____________

С инструкцией ознакомлен ____________ //

Должностная инструкция административного директора

Кратко о должности административного директора

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Примерная структура должностной инструкции административного директора

Скачать форму должностной инструкции

При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Должностные обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.

Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Функции административного директора

Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:

  • контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
  • работа с административно-хозяйственной документацией;
  • поиск помещений для размещения офиса и производства;
  • обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
  • подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
  • принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.

В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

  • организация табельного учета;
  • ведение графика отпусков;
  • контроль трудовой дисциплины;
  • доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
  • контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
  • контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
  • организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
  • контроль за обеспечением сохранности имущества;
  • осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
  • организация уборки помещений и прилегающей территории;
  • организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
  • проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
  • оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
  • участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.
Читать еще:  Должностная инструкция креативного директора

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Права административного директора

Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:

  • предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
  • издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
  • вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
  • заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
  • вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.

Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

  • за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
  • за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
  • за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

  • активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
  • ответственность
  • коммуникабельность
  • лидерские позиции
  • устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Читать еще:  Директор по персоналу пермь

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.