Luxe-empire.ru

Красота и Здоровье
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Менеджер по документообороту обязанности

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Менеджер по документообороту

Менеджер по документообороту относится к категории руководителей.

На должность менеджера по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в области делопроизводства от 1 года.

Требования:
— Навыки информационной и аналитической работы;
— Знание документооборота;
— Опытный пользователь MS Office;
— Знание нормативных документов и стандартов, касающихся делопроизводства и документационного обеспечения управления;
— Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов.

Менеджер по документообороту

Заработную плату по этой должности Вы можете посмотреть здесь »

Должностная инструкция специалиста по документообороту

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

— с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании.

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Другие названия должности:Руководитель группы документооборота
Подчиняется:Директору / Заместителю директора
Подчинённые:Специалисты по документообороту
Цель:Организация и обеспечение документооборота Компании.
Задачи:
  • Организация и обеспечение документооборота Компании;
  • Организация информационного обмена с филиалами, с внешними корреспондентами;
  • Организация административного обеспечения деятельности сотрудников.
  • Функции:
  • Организует непрерывные и устойчивые информационные потоки между головным предприятием, филиалами и внешним окружением Компании;
  • Организует совершенствование электронного документооборота;
  • Организует контроль и предоставление рекомендаций по ведению делопроизводства в отделах;
  • Организует получение корреспонденции и документов, приходящих Компании;
  • Организует отправку корреспонденции контрагентам;
  • Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;
  • Организует регистрацию и отправку в филиалы распорядительных, нормативных и информационно-справочных документов, а также контроль их получения адресатами;
  • Организует архивное хранение входящей и исходящей корреспонденции и документов;
  • Контролирует оформление, регистрацию и архивирование доверенностей;
  • Организует подписку на периодические издания;
  • Участвует в разработке внутренних документов, связанных с регламентацией документооборота и делопроизводства в компании, и обеспечивает поддержание их в актуальном состоянии;
  • Осуществляет оперативное руководство деятельностью группы.
  • Требования к опыту и квалификации:
    Отзывов:Просмотров:9414
    Голосов:Обновлено:11.06.2013

    Автор документа

    число консультаций:82
    отмеченных лучшими:5
    ответов к документам:52
    размещено документов:927
    положительных отзывов:84
    отрицательных отзывов:6
    • E-mail: dogovor-urist@yandex.ru

    Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

    1. Общие положения

    1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

    1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

    1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

    1.4. ВСпоДО должен знать:

    1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

    1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

    1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

    1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

    1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

    1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

    1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

    1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

    1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

    1.4.10. Схемы документооборота.

    1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

    1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

    1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

    1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

    1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

    1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

    1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

    1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

    1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

    1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

    1.4.21. Системы мотивации.

    1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

    1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

    1.5.2. Положением о документообороте компании.

    1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

    1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

    1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

    1.5.6. Трудовым договором.

    1.5.7. Положением о персонале.

    1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

    1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

    1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

    1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    2. Должностные обязанности

    2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

    2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

    2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

    2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

    2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

    2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

    2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

    2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

    2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

    2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

    2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

    2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

    2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

    2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

    2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

    2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

    2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

    2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

    3. Права

    ВСпоДО имеет право:

    3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

    3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

    3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

    3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

    3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

    3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

    3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

    4. Ответственность

    ВСпоДО несет ответственность:

    4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

    4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

    5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

    ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

    5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

    5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

    5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

    5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

    5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

    5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

    «С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

    Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

    Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

    Должностные обязанности специалиста по документообороту

    Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

    Общие сведения о профессии специалист по документообороту

    Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

    С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

    Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

    Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

    • при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
    • при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
    • на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

    Эти два профстандарта документоведа позволяют:

    • грамотно сформулировать название должности;
    • предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
    • сформировать перечень его трудовых функций.

    Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

    • высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
    • стаж аналогичной работы от полугода.

    Соискатель должен знать:

    систему организации делопроизводства;

  • схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
  • организационную культуру и нормы делового этикета;
  • правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
  • структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
  • порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
  • правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.
  • От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

    В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

    • правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
    • Уставом хозсубъекта;
    • локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
    • административным распоряжениям и приказам;
    • ПВТР;
    • разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

    Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

    В течение рабочего дня специалист обязан:

    принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;

  • сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
  • подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
  • согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
  • разрабатывать номенклатуры дел;
  • проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
  • контролировать своевременность подшивки документов в дел;
  • оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
  • проводить информационно-справочную работу;
  • обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
  • создать удобную и эффективную поисковую систему;
  • составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
  • подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
  • выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.
  • Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

    • игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
    • игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
    • саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

    Права менеджера по работе с документацией

    Данный работник вправе:

    • запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
    • доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
    • получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.
    Читать еще:  Кто такой менеджер по туризму
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector