Luxe-empire.ru

Красота и Здоровье
8 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Мастер класс по тайм менеджменту

Упражнения по тайм-менеджменту для развития навыков планирования

Всем привет. С вами Екатерина Калмыкова. Если есть упражнения для развития физической силы, тренировки памяти и улучшения зрения, значит есть и упражнения для развития способности к планированию.

Умение грамотно составлять свое расписание — это та же самая сила, только не физическая, а умственная. Развивая эту силу, мы получаем способность управлять своим временем и своей жизнью. Как и все занятия, тренировки по тайм-менеджменту должны проходить регулярно, на протяжении определенного времени.

Упражнения по тайм-менеджменту содержат в себе 10% теории и 90% практики. Только на практике можно научиться планировать свое время. Итак, давайте начнем практиковаться.

Физкульт, привет! Эффективные упражнения для интровертов по тайм-менеджменту

Если вы думаете, что упражнения по тайм-менеджменту предполагают исключительно занятия в группе, вы ошибаетесь. Существует немало упражнений, которые вполне можно делать одному, если вас пугает мысль о занятиях в группе.

Как же изучить тайм-менеджмент? Упражнения помогут не столько изучить его, сколько научиться ему, а это важнее.

Вот, например, такие упражнения помогут развить способность к планированию:

Эти упражнения можно выполнять самостоятельно или в группе, эффективность будет примерно одинаковая.

Упражнение «Чувство времени»

Итак, первое задание поможет вам определить способность чувствовать время. Если для вас типично застрять у компьютера на полтора часа, а вы думаете, что прошло минут 15, это упражнение для вас.

Сядьте в тишине, посмотрите на часы и запомните время. Закройте глаза и дайте себе задание открыть их через 1 минуту. Не нужно считать в уме секунды или ставить таймер, слушать секундную стрелку у часов. Просто доверьтесь своему внутреннему чувству времени и откройте глаза, когда вам покажется, что минута закончилась.

Не расстраивайтесь, если откроете глаза через 2 минуты или позже. Повторяйте упражнение до тех пор, пока не будете чувствовать 1 минуту. Со временем можно увеличить интервал до 5 минут.

Научившись чувствовать время, вы сможете контролировать любой процесс. Почувствуете, когда пройдет полчаса сидения за компьютером, почувствуете, когда проведете за шоппингом больше времени, чем нужно. Будете знать, когда от сплетен и пустых разговоров перейти к работе.

Я считаю, что это очень полезное практическое упражнение. А как думаете вы?

Упражнение «Жизненные цели»

Понятие «тайм-менеджмент» предполагает правильную формулировку целей в жизни. Для тех, кому интересна эта тема рекомендую прочитать мою статью «История тайм-менеджмента на примере великих людей».

Чтобы научиться правильной постановке целей, следует попробовать это упражнение.

В чем его суть? Берете бумагу и ручку, ставите таймер на 15 минут. В течение этого времени вы должны написать на листе все, что вы желаете получить в этой жизни. Не анализируйте ваши мысли и желания, записывайте любое, даже самое фантастическое желание. Количество целей не ограничено, но, как только 15 минут пройдет — запись останавливается.

Далее ставите таймер на 2 минуты и в течение этого времени выбираете из своего списка то, чем вы хотите заниматься на протяжении 3 лет.

Следующие 2 минуты (включите таймер) потратьте на внесение или исключение из списка желаний. То, что останется в списке, должно быть реалистично и выполнимо, это должны быть важные для вас цели и намерения.

Опять таймер на 2 минуты — пишите список целей на полгода, еще 2 минуты потратьте на редактуру списка.

Вам необходимо определить точность, реалистичность целей, посмотреть наличие у вас возможностей для достижения целей. Когда задание выполнено, не выбрасывайте листочки: они вам пригодятся, чтобы сверять намеченный курс с тем, что происходит сейчас.

Это упражнение прекрасно выявляет ценности и приоритеты, позволяет продвинуться в достижении собственных целей.

Статьи в тему:

Кто не работает, тот планирует: упражнения для школьников и студентов

Далее пойдет отличное упражнение по тайм-менеджменту для подростков. Оно поможет определить дальнейший курс жизни и понять свои сильные стороны. Тренинг по тайм-менеджменту включает в себя упражнение Колесо жизни.

Упражнение «Колесо жизни»

Оно заключается в следующем: вам нужно взять бумагу и ручку, фломастеры. На листе следует начертить круг или большой квадрат, разделить фигуру на 8 частей. Назовите их следующим образом:

  • здоровье;
  • личная жизнь;
  • семейные отношения;
  • деньги;
  • работа;
  • духовный рост;
  • саморазвитие;
  • время для отдыха.

Каждый сектор необходимо оценить по 5-бальной системе, и закрасить любым цветом. Обратите внимание, что красный цвет символизирует самые животрепещущие сферы жизни, а зеленый цвет или синий — самые неинтересные сферы жизни. Закончив упражнение, посмотрите на результат и вы увидите сферы жизни, которые требуют большего внимания.

Такое упражнение рекомендуют делать раз в полгода, чтобы наблюдать прогресс или регресс сторон своей жизни.

Упражнение Колесо Жизни подходит не только школьникам и студентам. Оно подойдет всем, кто запутался в своей жизни и нуждается в переоценке ценностей. Главное правило этого упражнения — быть максимально честным.

Цель этого метода — сделать свою жизнь лучше, а не предстать в своих глазах идеальным.

Упражнение «Лента жизни»

Упражнения по тайм-менеджменту для студентов могут носить разный характер. Например, упражнение «Лента жизни» в тайм-менеджменте помогает ценить свое время и не растрачивать его попусту. Когда человек начинает бережно относиться к времени, он успевает гораздо больше, меньше времени проводит за компьютерными играми, в соц.сетях и т. д.

Онлайн-эксперимент в блоггинге!

Следите за блогерским шоу, проходящем в реальном времени, на ваших глазах. Здесь и сейчас.

Упражнение «Антивремя»

Поклонникам групповых занятий можно порекомендовать интересное упражнение, которое называется «Антивремя». Оно поможет не только весело провести время, но и понять, насколько хорошо вы можете ощущать его.

Суть упражнения в том, чтобы рассказать последнее культурное событие из своей жизни задом наперед. Например, про поход в кино вы рассказываете не с момента наведения марафета, а с момента окончания сеанса. «Антивремя» помогает разрабатывать мозг, тренировать творческое мышление.

Эти упражнения нужно делать минимум раз в день. Результаты регулярного выполнения упражнений порадуют прилежного ученика.

Все практические упражнения нацелены на то, чтобы человек лучше ощущал время, понимал, что оно не может остановиться. Время идет и его нужно использовать достойно. Человек, который знает цену времени никогда не будет бесцельно сидеть за телевизором или просиживать часы, читая ленту в соцсетях.

Тренировки, которые нацелены на расстановку приоритетов и формулировку целей, помогают выявить истинные человеческие желания. Потом их можно трансформировать в жизненные цели и достигать их.

Для дополнительного развития навыка планирования рекомендуется использовать обучающие игры и видео.

Теория и практика тайм-менеджмента

К любому упражнению нужны теоретические знания.

Чтобы получить качественные и действительно важные знания по тайм-менеджменту, рекомендую вот этот суперский курс. Он содержит в себе все, что необходимо для обучения тайм-менеджменту.

Здесь найдут немало интересного и новички, и акулы тайм-менеджмента.

Информация, содержащаяся в этом курсе уникальная, она не найдется в Интернете, не будет рассказана преподавателями и учителями. Из обучающего материала можно узнать не только теоретическую информацию — основу тайм-менеджмента, но и любопытные практические упражнения для улучшения навыков составления расписания.

А как вы знаете, только на применяя свои знания на практике, можно наблюдать, действительно, свой результат, который непременно вас обрадует.

Хотите начать новую успешную жизнь? Тогда спешите ознакомиться с курсом и стать ближе к удаче и богатству. Выполняйте упражнения и через некоторое время вы сами себя не узнаете.

Помните, что чем лучше человек может планировать свое время, тем богаче и успешнее он становится.

Притча про тайм-менеджмент

Прочитала недавно притчу, которая будет просто отличным упражнением для тайм-менеджмента.

Один профессор на глазах студентов заполнил банку большими камнями и спросил, полная ли она. Получив утвердительный ответ, профессор бросил в банку мелкие камешки, которая заполнила пространство между большими камнями, и задал тот же вопрос. Получив положительный ответ снова, он насыпал в банку песок, доказав тем самым, что только теперь банка наполнилась.

Аналогию можно провести и с нашими жизненными приоритетами. Большие камни – это то, что является для нас самым важным (семья, здоровье). Галька – это второстепенное в нашей жизни (работа, призвание). Песок – это мелочи, на которые мы чаще всего тратим свое время.

Поэтому очень важно уметь расставлять приоритеты, грамотно планировать свое время. Зная основные законы тайм-менеджмента вы будете успевать делать задачи как дома, так и на работе. Плюс еще и свободное время останется

Главное упражнение тайм-менеджмента — это научиться правильно расставлять приоритеты. Оно поможет вам управлять своим временем.

Статья в тему:

Друзья, вот и подошел к завершению наш сегодняшний разговор. Уверена, вы нашли много полезной информации для себя. Поделитесь статьей с друзьями, и пусть они также начнут выполнять упражнения на практике, тем самым учась основам великого искусства тайм-менеджмента.

Читать еще:  Менеджер вэд перевод на английский

Не забывайте подписываться на обновления блога и на наш Youtube-канал.

Мастер класс по тайм менеджменту

8(495)912-63-37
gmc@edu.mos.ru

Мастер-класс по теме: «Тайм менеджмент для школьников. Приемы эффективной организации времени»

Ничто в действительности не принадлежит нам,

кроме времени, которым мы владеем даже тогда,

когда больше ничего не имеем

Тайм-менеджмент (англ. time management) — процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Место проведения – просторный кабинет.

Возраст учащихся – 14-16 лет.

Необходимый материал: столы, стулья, бланки к упражнениям, ручки, свисток/ колокольчик, цветные карандаши

Цель занятия: Научить старшеклассников практичным инструментам тайм-менеджмента

  • обучить эффективным инструментам планирования и распределения времени;
  • отработать на практике базовые навыки тайм-менеджмента.

Цель: знакомство участников группы друг с другом, введение в тему, осознание своих личных ресурсов.

Необходимый материал: листы бумаги, ручки.

Источник: Тюшев Ю.В. Выбор профессии: тренинг для подростков.

Упражнение «Чувство времени».

Цель: Участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Необходимый материал: колокольчик или свисток, секундомер, листы бумаги, ручки.

Инструкция участникам: Надо уметь контролировать время, отведённое на работу и отдых, мысленно научиться давать себе «звонки» (ведущий звонит в колокольчик, привлекая внимание участников, и незаметно включает секундомер). Это поможет выработать у себя чувство времени. Человек, обладающий таким чувством, всегда знает, который час, всегда рассчитывает своё время и потому всё успевает, никуда не опаздывает.

А есть ли у вас чувство времени? Как оно развито?

Конечно, чувство времени есть у каждого человека, только у одних оно работает с точностью до минуты, а у других разлажено – плюс-минус полчаса (ведущий второй раз звонит в колокольчик и останавливает секундомер).

А теперь, не обсуждая вслух, запишите на листочках (участники получают их вначале занятия) сколько времени прошло с момента первого звонка до второго? Только не пытайтесь просчитать, прикинуть, а оцените своё ощущение времени.

И вот реальный результат (ведущий озвучивает показания секундомера)

Обсуждение: какое значение имеет чувство времени для человека.

Упражнение на основе матрицы Эйзенхауэра

Цель: научить расставлять дела по приоритету.

Необходимый материал: бланки с «матрицей Эйзенхауэра», ручки, список дел.

Ведущий рассказывает участникам о 4-х категориях дел по Д. Эйзенхауэру и принципы расстановки приоритетов.

Участникам предлагается самостоятельно распределить дела из списка по 4 категориям. Работа в группах 5 минут.

Упражнение « Жесткие и гибкие».

Цель: научить определять гибкие и жесткие дела.

Необходимый материал: зеленые и синие карточки, список дел.

Инструкция для участников: Для того чтобы эффективно спланировать свой день нужно познакомиться еще с такими понятиями как жесткие и гибкие дела.

Жесткие дела в дне – это дела, у которых четко определено время начала. Какие примеры вы можете назвать? (школьные уроки, классные часы, кружки и секции, начало сеанса в кино и т.д.)

Помимо этого у нас еще много дел, которые не обязательно делать в определенные часы, просто нужно успеть сделать. Такие дела называют «гибкими».

У вас есть зеленый круг (гибкие дела) и синий квадрат (жесткие дела). Я буду произносить по 1-му делу. Если это «жесткое дело», поднимайте синий квадрат, а если «гибкое» — зеленый круг.

Упражнение «Запланируй субботу»

Цель: Отработать технологию жестко-гибкого планирования.

Необходимый материал: бланки с текстом, листы бумаги, ручки

Инструкция для участников: Прочитайте размышления старшеклассника о предстоящей субботе и составьте план дня. Для этого подчеркните все дела, которые необходимо сделать и определите, какие из них жесткие, а какие гибкие. Затем разделите чистый лист пополам по-вертикали. Слева проставьте сетку часов и запишите жесткие дела. Справа запишите гибкие дела, начиная с самых важных. Подсчитайте время, которое потребуется на выполнение объемных дел и прикиньте, в какое время дня их лучше сделать.

Работа в группах 10 минут. Обсуждение.

Вариант проведения анализа «Часы моих достижений».

Цель: проанализировать, насколько полезным для каждого участника было время, проведенное на тренинге.

Необходимый материал: бланки с часами, ручки.

Инструкция участникам: Наше занятие по времени составило 1 час. Предлагаю вам оценить, насколько полезным было время, проведенное на тренинге. Для этого на бланке «Часы моих достижений», укажите время, которое вы затратили на тот или иной вид деятельности, в течении занятия. Если у вас есть свой вариант, отметьте его в свободном окошке.

Источник: Спирина Л.В. «Я взрослый и хочу быть свободным. » или прыгнуть выше головы.

  1. 1.Копейкина И., Меркулова Т., Управление временем. Практические занятия и упражнения. — «Классное руководство и воспитание школьников» №02/2009;
  2. 2.Лукашенко М. Тайм-менеджмент для детей: Книга продвинутых родителей. – М. Альпина паблишер, 202. – 297 с.
  3. 3.Спирина Л.В. «Я взрослый и хочу быть свободным. » или прыгнуть выше головы. – Краснодар, 2005.-72с.
  4. 4.Тюшев Ю.В. Выбор профессии: тренинг для подростков. – Спб.:Питер, 2008. – 160 с.
  5. 5.Шухова Н., Организация времени старшеклассника (из опыта проведения занятий).- Научно-учебный центр психологии Новосибирского госуниверситета, 1996;
  6. 6.Просто об управлении временем [Электронный ресурс] — http://timestep.ru

Методист ЦВР «Синегория» Лещева Елена Ивановна.

План-конспект мастер-класса по тайм-менеджменту

Как организовать дистанционное обучение во время карантина?

Помогает проект «Инфоурок»

Денисовой Н.В. C ГФ 42 гр.

План-конспект мастер класса на тему: «Тайм – менеджмент»

Цели мастер класса:

Способствовать овладению технологией «тайм-менеджмента» для планирования своей деятельности.

Способствовать развитию основных мыслительных операций (анализа и обобщения) через выполнение работ творческого типа.

Вызвать интерес к самообразованию.

Задачи мастер класса:

Сформировать понятие « тайм-менеджмента».

Научить пользоваться инструментами тайм-менеджмента.

Способствовать формированию умений применять полученные знания для решения жизненных задач.

Развивать умения обобщать информацию и представлять ее в знаково-символической форме.

Способствовать развитию умения выражать мысли в устной и письменной речи.

Развивать умения логического и творческого мышления.

Побуждать работать в группе в ходе выполнения самостоятельной работы.

Воспитывать навыки культуры речевого общения.

Формировать мотивацию к проявлению удовлетворенности своей деятельностью.

Электронные средства обучения (видеофильм, презентация Power Point );

Подготовить участников к работе.

Раскрыть тему мастер класса.

О чем этот ролик?

Бывали ли у них ситуации, когда не хватало времени на выполнение какой-либо задачи?

Что является причиной нехватки времени?

Организовать и направить к цели познавательную деятельность участников.

Осознание понятия «Мой капитал времени» через визуальную технику.

Предлагает выполнить задание «Пирог времени» (приложение 1). Озвучивает мотивацию.

Работают со схемой.

3. Изучение нового материала

Формировать представление об изучаемых понятиях.

Предлагает составить «шпаргалку»

(приложение 2), а затем озвучить её.

Изучают индивидуально предложенный материал, обсуждают

в парах правильные ответы и заполняют шпаргалку по ключевым словам. Озвучивают «шпаргалки».

Изучение метода расстановки приоритетов.

Показать применение в практической деятельности матрицы Эйзенхауэра.

Предлагает изучить один из методов «тайм — менеджмента» — матрицу Эйзенхауэра (приложение 3) и выполнить задание по её применению в условиях торгового предприятия.

Изучают правила заполнения матрицы.

Выполняют задание, работая в парах.

Обобщение новых знаний.

Предлагает обсудить результаты работы и сделать вывод.

Представляют работы. Обсуждают результаты.

Формировать понятие о системе учета времени.

Предлагает: рассмотреть различные способы учета и контроля времени в течение рабочего дня; выполнить самостоятельную работу «Поглотители рабочего времени» (приложение 4).

Слушают преподавателя. Участвуют в беседе.

Заполняют таблицу индивидуально, обсуждают, озвучивают варианты ответов.

Ознакомить с рекомендациями по разумному использованию времени.

Предлагает студентам выступить в роли опытных менеджеров и дать советы стажёрам по некоторым приёмам тайм-менеджмента и по желанию выполнить рисунок или схему, иллюстрирующие данный совет (приложение 5).

Изучают советы, составляют схему или рисунок. Озвучивают советы.

4. Первичное закрепление

Проводит устный опрос по теме и предлагает заполнить тайм-памятку (приложение 6).

Отвечают на вопросы и создают тайм-памятку на основе изученного материала.

5. Итог мастер-класса и рефлексия

Проанализировать деятельность преподавателя и участников. Дать оценку успешного достижения цели. Дать оценку работы группы.

Спрашивает достигнута ли цель мастер-класса, остались ли невыясненные вопросы?

Говорит о необходимости приобретенных знаний на занятии. Благодарит за работу.

Свободный обмен мнениями и впечатлениями между участниками.

Задание 1. Пирог времени

Нам не хватает времени не только на любимые занятия, но иногда даже на то, что необходимо сделать. Мы должны научиться правильно использовать время в течение суток, так, чтобы нам хватило его не только на обязательные дела, но и на любимые занятия.

Цель : Осознание понятия «Моё время» через визуальную технику.

Рассмотрите схему «Пирог времени».

Заштрихуйте пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у вас еще есть, учитывая, что в пироге-круге 80 секторов (средняя продолжительность жизни человека):

Поставьте на окружности точку и от этой точки отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили.

Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон (если мы тратим на сон – 8 часов, а в сутках 24 часа, то 8 часов это 1/3часть).

Читать еще:  Конференц менеджер относится к категории специалистов

Отсчитайте и заштрихуйте еще 3 года — периоды болезни.

Посмотрите сколько остается. Подумайте, на что человек тратит это время?

Задание 2. Сущность «тайм-менеджмента»

Цель : рассмотреть сущность понятия «Тайм-менеджмент».

Инструкция: Составьте шпаргалку по вопросу: «Т айм-менеджмент»: сущность и понятия» , по ключевым словам:

Время на выполнение: 5 минут.

Тайм-менеджмент — в переводе с английского означает «управление временем».

Дата рождения тайм менеджмента неизвестна. Не было такого человека, который бы объявил: « Сегодня я изобрел основы тайм менеджмента ». Первые письменные упоминания о попытках контролировать время принадлежат Луцию Аннею Сенеке. Этот римский философ и государственный деятель жил с 3-х лет до н.э. до 65-ого года н.э. Свои методы управления временем он изложил в одном из нравственных писем, адресованных римскому патрицию и поэту Люцилию. Сенека рекомендовал:

вести письменный учет времени;

делить время на: хорошо, плохо потраченное и утерянное за бездельем;

оценивать свою жизнь согласно наполненности прожитого периода.

Большинство известных творческих личностей владели методами управления временем . Они его экономили, планировали, организовывали. Аристотель, Архимед, Ньютон, Дюма, Ленин, Энгельс – строили схемы расхода времени, что позволяло им эффективно проводить не день или месяц, а всю жизнь.

В России основы управления временем начали активно осваиваться и применяться на практике в 80-ые годы. Только называлась концепция не по-иностранному «тайм менеджмент», а по-советски НОТ (научная организация труда). Первыми методы управления временем испытали на себе работники Внешторга , которым пришлось рационально и под контролем использовать свои рабочие часы. Сейчас тайм-менеджмент — понятие весьма распространенное.

Тайм-менеджмент (Управление временем) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Тайм-менеджмент — это технология организации времени и повышения эффективности его использования . Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации.

Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты , а постепенно и всю жизнь истинным целям человека , а также научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов.

Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент — это учет и оперативное планирование времени.

Задание 3. Важность/срочность

Цель : определить приоритеты дня, пользуясь матрицей Эйзенхауэра.

Ознакомьтесь со списком дел менеджера торгового предприятия.

Разбейте все дела по критериям важности и срочности на 4 группы:

I . Важные и срочные.

II . Срочные, но не важные.

III . Важные, но не срочные.

IV . Не важные и не срочные.

Заполните форму. Распределите текущие ежедневные работы по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам.

Проведите обработку результатов.

Время на выполнение задания: 5 минут.

Примерный перечень дел менеджера торгового зала

Переговоры с поставщиком по вопросам отгрузки товара в следующем месяце.

Заполнение табеля учета рабочего времени; (завтра срок сдачи табеля).

Просмотр электронной почты.

Выкладка товара на витрины.

Рассылка приглашений на выставку, которая будет проходить на следующей недели;

Обучение менеджера стажера (как правильно оформлять кредит).

Составление плана работы на следующий день.

Подготовка и передача заказа на подачу товаров с мест хранения.

Осуществление контроля за наличием ценников на товарах.

Анализ сведений о размерах продаж (по группам товаров, по конкретным товарам).

Те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!”.

Что Вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным стрессом, вызванным непреходящей кризисной ситуацией.

Почему? Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать? Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Важно, однако не срочно, прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили? Вы прекрасно умеете ранжировать дела, концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется.

Почему? Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем.

Неважно, однако, срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили? Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему? В силу каких-то причин Вы из всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что – суета. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу.

Что делать? Целесообразно привести в порядок дела на настоящем месте работы. Для этого необходимо перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени.

Неважные и несрочные дела. Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел?

Задание 4. Поглотители и ловушки времени

«Тот, кто позволяет ускользать своему времени,
выпускает из рук свою жизнь;

тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь»

Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

Тайм-менеджмент. Обзор мастер-класса Глеба Архангельского

Мастер-класс проходил в Софиевском гранд-холле отеля Премьер Палац (Киев). Очень красивое место, выглядит шикарно и дорого (есть немножко фото). Было много людей, зал был забит практически полностью. Стулья, конечно, красивые, но сидеть было тесновато. А в целом всё великолепно.

Поскольку это был мастер-класс по тайм-менеджменту, то начался он ровно в 19:00 как и было заявлено в анонсах, никаких пяти-десяти-пятнадцатиминутных задержек, как это обычно бывает на разного рода мероприятиях. Глеб поприветствовал присутствующих, сказал вступительное слово и плавно перешел к главному. Публике был задан вопрос: «Какие есть ассоциации с тайм-менеджментом, что такое тайм-менеджмент в двух словах?». На что зал дал ответы: дедлайны, планирование, организация трудового процесса, to do list и т.д. Так вот, тайм-менеджмент это.

Тайм-менеджмент — технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями.

Архангельский несколько раз за весь мастер-класс акцентировал внимание на том, что время невосполнимо. Если мы потеряли деньги, то их можно заработать еще, если мы потеряли ценного сотрудника, то можно найти нового. Но если мы потеряли время, то его не восполнить. Не вышли на рынок с инновацией вовремя и наше место займут другие.

Именно поэтому Майкрософт выпускают свой продукт точно в запланированный срок и не важно в каком он состоянии (с кучей багов, дыр и недоработок), а потом уже устраняют проблемы (патчи, заплатки и т.п.). В итоге все плюются и проклинают Майкрософт, но большинство продолжает пользоваться их продуктом.

Корпоративный тайм-менеджмент — технология, позволяющая эффективно использовать невосполнимое время сотрудников компании в соответствии с её целями (сформулировано мной). Чтоб деятельность компании была эффективной:

  • нужно четко определить цели компании;
  • цели компании должны совпадать или соприкасаться с целями сотрудника;
  • нужно грамотно организовать работу сотрудников и компании в целом.

Как же понять какие цели наши личные, а какие навязаны?

Навязанные цели — это общепринятые нормы, штампы, стереотипы, тенденции и т.п. К примеру: «я должен купить мобильный телефон, потому что все ими пользуются», «я должен закончить университет, потому что иметь высшее образование престижно». Родные цели — это те цели, достижение которых, доставляет удовольствие. «Я должен купить велосипед, потому что мне нравится на нем ездить», «я должен написать обзор, потому что мне нравится писать».

Читать еще:  Красивая девушка менеджер

Цели определяются ценностями

Для того, чтобы четко определить свои личные цели, Глеб рекомендует завести мемуарник. В мемуарник необходимо ежедневно выписывать самое важное (значимое) событие дня, то событие, которое почему-то запомнилось. Будь это даже осенний лист упавший в лужу, но это событие тронуло душу. И напротив события необходимо выписать ценность, которая ассоциируется с этим событием. Например: первые шаги ребенка — гордость, изучил CodeIgniter — саморазвитие. Так же выписываются главные события и ценности недели, месяца, года. Спустя время сформируются истинные ценности (около 10 часто повторяющихся ценностей). На основе этих ценностей и стоит формировать свои цели, так как работа над достижением этих целей будет эффективна и принесет удовольствие. Мемуарник также дает возможность отследить изменение нашей системы ценностей во времени.

Зная свои истинные ценности, нам легче определять свои цели.

Проблема корпоративной деятельности

Большой проблема в том, что человек, сотрудник и компания часто просто «тонут» в текучке. Каждый день практически ничего не делая для достижения истинных целей, а только лишь разгребая какие-то текущие, маловажные дела, отбирающие большую часть рабочего времени. Вот тут на помощь и приходит тайм-менеджмент. Как же эффективно использовать время, чтобы работать не только над текущими задачами, а и над достижением глобальных (главных, важных, основных) целей.

Стратегическая карточка

У многих из нас есть ежедневники, блокноты, онлайн-сервисы и программы, в которые мы записываем текущие задачи, которые необходимо выполнить. На планерках и совещаниях обсуждается выполнение этих задач, фиксируются выполненные задачи и определяются новые. Но всё это текущие, поточные задачи, выполнение которых далеко не всегда приближает к достижению глобальных целей. Предлагается использование метода, который обрел название «Стратегическая карточка».

Стратегическая карточка — это карточка на которую выписываются глобальные цели (годовые, квартальные, месячные, цель всей жизни, цель существования) и которая вкладывается в ежедневник с текущими задачами.

Открывая ежедневник, мы смотрим в первую очередь на карточку, а потом планируем ежедневные задачи с учетом того, что надо сделать сегодня, чтобы достичь глобальных целей.

Планирование

Многие из нас наверняка хоть раз в жизни составляли себе «план» наподобие этого:

Или этого: 7:00 — подъем 7:05 — умываться, чистить зубы, принимать душ 7:20 — завтрак 7:40 — одевание, собирание сумки (рюкзака) 7:50 — выход на работу 8:45 — прибытие на работу . Согласитесь, такой план не то, что чаще всего, а практически всегда не работает. В душе разольете воду на пол и будете его вытирать, во время завтрака залипнете на интересной новости по телевизору, собираясь впопыхах что-то забудете и вернетесь два раза домой, а потом еще попадете в пробку. А придя на работу в нелучшем настроении, расскажете сотруднику, какие все вокруг моральные уроды и что кот нагадил в тапок, и воду на пол разлили, и два раза возвращались домой за флешкой, а в новостях сказали, что изобретатель электросамоката Segway, Джими Хэселден, погиб, разбившись на своём же изобретении. В итоге отнимаете своё время и время сотрудника. Архангельский предлагает использовать жестко-гибкий алгоритм планирования. Такой алгоритм позволяет запланировать как «жесткие» (привязанные к конкретному времени) дела, так и «гибкие» (зависящие от обстоятельств) задачи. План состоит из двух полей (частей): временная сетка и свободное пространство.

На сетке времени планируются «жесткие» задачи, привязанные к точному времени — деловые встречи, совещания, конференции и т.п. Глеб рекомендует брать время с запасом до и после события. Например, если встреча в 15:00, то на сетке времени это событие должно начинаться в 14:30 или в 14:10 (в условиях Киева). Это время за которое необходимо добраться до места назначения и есть вероятность попасть в пробку или заблудиться, если местность незнакома. Также запас времени должен быть и после встречи, потому как неизвестно насколько она может затянуться.

В свободном пространстве составляется список «гибких» задач, не привязанных к точному времени. Среди них выделяются (цветом, заливкой, болдом) наиболее приоритетные, значимые, работающие на ключевые стратегические цели задачи. Должно быть не более 2-3 приоритетных задач.

На «жесткие» задачи должно тратиться не более 40% всего рабочего дня. Выполнение «гибких» задач всегда следует начинать с выделенных (приоритетных). Выполненные задачи вычеркиваются, а задачи которые не были выполнены, переносятся на следующий день. Также рядом с приоритетной задачей можно (или даже нужно) указать примерное количество времени, необходимое для её решения. Таким образом мы «бюджетируем» время на выполнение крупных «гибких» задач.

Корпоративный тайм-менеджмент

Чтобы использовать тайм-менеджмент на корпоративном уровне, необходимо:

1. Разработать правила, единые стандарты, нормативы планирования. Не должно быть, что каждый сотрудник составляет план по-своему (один так, другой иначе), каждый отмечает приоритетные задачи по-своему (один красным, другой зеленым, третий отмечает галочками) и т.п. Должен быть единый стандарт для всех сотрудников. Таким образом формируется «общий язык» планирования и заглянув в план другого сотрудника, не надо будет тратить время, чтобы разобраться. Всё будет четко и понятно.

2. Настроить IT-систему. Заполнение планов, редактирование, удаление, хранение, какие-то вычислительные операции должны производится в единой IT-системе. Глеб проповедует использование MS Outlook.

3. Обучение сотрудников. Это может быть внутрекорпоративный пиар (личный пример, мол, вот я использую и всё успеваю), тренинги и т.п. Более детально Глеб поговорил о стандартах, которые необходимо разработать и внедрить. Предлагается пять стандартов, которые позволят сотрудникам «общаться на одном языке»:

  • Стандарт управления встречами
  • Стандарт управления поручениями
  • Стандарт коммуникаций
  • Стандарт работы секретариатов (оказывается, наличие профессионального секретариата очень сильно разгружает руководителя)
  • Стандарт подготовки, проведения и результатов совещаний

Прерывания

Большая проблема во многих организациях — прерывания рабочей деятельности сотрудника. Все мы прекрасно знаем, как это происходит: только ты сосредоточился на задаче и окунулся в работу, как уже кто-то из сотрудников прибегает со своими проблемами, вопросами и вырывает тебя из океана рабочего процесса. А чтобы дать ответ, необходимо отвлечься от своего занятия, понять о чем идет речь, вникнуть в суть вопроса, переключиться на него. Потратить время на решение вопроса и включаться назад в работу.

Так вот, Глеб советует тому сотруднику, который собираются отвлечь коллегу, задать себе несколько вопросов: «Требует ли вопрос ответа в моменте, то есть сию минуту? Стоит ли отвлекать? Можно ли решит вопрос иным путем?».

Если вопрос не требует ответа прямо сейчас, если он не такой уж важный, то лучше его куда-нибудь записать. Туда же стоит записать все остальные вопросы и уточнения, возникшие к коллеге за весь рабочий день или половину рабочего дня. И потом с этой пачкой вопросов и уточнений обратиться к коллеге, когда он не будет увлечен работой (например, в обед). Таким образом вы за 10-15 минут обсудите и решите N-ое количество рабочих вопросов, что у обоих отнимет куда меньше времени, нежели обращение с каждым из них по отдельности.

Из практики Глеба: часто бывает, что вопросы успешно решаются и без участия (вовлечения) сотрудника, которого вы собирались отвлечь.

Еще одно важное и хорошее правило

Для повышения эффективности выполнения заданий сотрудниками, Глеб рекомендует ввести такое корпоративное правило: «Всё, что НЕ через корпоративную почту — не существует. Договаривались устно, созванивались, списывались в аське и т.п. — не важно. А всё, что через корпоративную почту — официальный документ». Человек часто и быстро многое забывает, особенно если его мысли занимает решение важной задачи. И чтобы не было такого: «так я же тебе в аську писал об этом. » или «ну, мы же обсуждали это по телефону. » или «я же просил тебя сделать это. », следует ввести правило про корпоративную почту.

Выводы

Глеб просит нас всегда помнить, что план — гибкая вещь, которая изменяется, корректируется в течение всего дня, но никак не жесткий порядок. Также, насчет внедрения корпоративного тайм-менеджмента, Глеб предупреждает: «Ни в коем случае не надо делать революцию. Внедрять следует постепенно, начиная с малого». Люди инстинктивно отторгают крупные (кардинальные) изменения, зато очень легко и быстро привыкают к мелким. Это был очень интересный, информативный, да и просто замечательный мастер-класс. Глеб Архангельский — отличный докладчик, излагает доступно и интересно. Если уж я, ничего не знавший ранее о тайм-менеджменте, из четырех небольших страничек заметок в блокноте написал пост уже более чем на 9000 символов (без пробелов), то, видимо, надо сказать спасибо гуру тайм-менеджмента. Мастер-класс для меня лично прошел не зря. Надеюсь вам тоже было интересно и полезно, раз вы дочитали до конца 🙂

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×