Luxe-empire.ru

Красота и Здоровье
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Корпоративный тайм менеджмент

XII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2020

Корпоративный тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент: определение и история

Прямой перевод данного термина «Time Management» с английского – «управление временем». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так: это технология организации времени и повышения эффективности его использования. В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.

Попытки человека контролировать время уходят корнями в глубочайшее прошлое. В период Древнего мира и Средневековья такого понятия, как тайм-менеджмент, конечно же, не существовало. Тем не менее, история развития тайм-менеджмента берет начало именно в Древнем мире. Около 2000 лет назад римский мыслитель Сенека уже предложил в письме поэту Люцелию следующие идеи:

разделять все время на потраченное хорошо, плохо и бесполезно;

вести постоянный учет времени в письменном виде;

прожив определенный период, оценивать его с точки зрения заполненности.

Итальянский ученый и писатель Альберти, живший в XV веке, утверждал, что люди, умеющие управлять временем с пользой, будут успешны всегда и в любом деле.

Заметно повлияло на историю развития тайм-менеджмента появление промышленности. Необходимость управлять слаженной работой сотен людей заставила искать новые способы управления временем. На производствах был введен строгий график, появились расписания, смены.

История тайм-менеджмента в СССР началась во времена НЭПа. Наработки в этой области назывались НОТ, что расшифровывалось как Научная Организация Времени. Следующая волна популярности тайм-менеджмента в СССР пришла вместе с другими новшествами уже во второй половине 80-х годов.

Основные принципы тайм-менеджмента

Наибольшую продуктивность от работы можно получить, составив подробный и последовательный план действий. Для успешного продвижения по карьерной лестнице желательно придерживаться основных принципов тайм – менеджмента, которые базируются на нескольких постулатах, это:

умение верно ставить цели;

умение правильно определять жизненные приоритеты;

варьировать инструментами планирования;

наработка необходимых привычек.

Эффективный тайм-менеджмент подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент.
Как и любая наука, тайм-менеджмент имеет определенные принципы, на которых и базируется. Самый главный принцип – это принцип целесообразности, который предполагает делать только то, что вам действительно необходимо, и не делать того, что вам не нужно.
Планирование – второй принцип тайм менеджмента, согласно которому необходимо выделять на запас 40% времени на случай непредвиденных обстоятельств.
Третий принцип заключается в объединении мелких дел в одно и разбивке крупного дела на несколько.
Принцип четвёртый предполагает необходимость пятиминутного отдыха через каждый час работы.
Пятый принцип заключается в использовании зон внимания для организации рабочего места: центральной, ближней и дальней.
Шестой принцип учит делать в первую очередь самые важные дела, начинать день с самых трудных, неприятных задач.
Седьмой принцип призывает классифицировать все свои дела на 4 категории. Делать необходимо только первые две категории дел, а другие дела можно делегировать, выполнить позже, или отказаться от них.
Сэкономить время можно, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра — техника расстановки приоритетов, использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.

Восьмой принцип заключается в том, что заниматься следует только интересными для вас делами – это является показателем вашего профессионализма: организованности во времени и пространстве.

Существует 3 типа тайм-менеджмента: индивидуальный, ролевой и социальный. Мы остановимся на социальном типе, а именно – на корпоративном тайм-менеджменте.

Тайм-менеджмент применяют в компаниях для контроля рабочего времени сотрудников по-разному. Например, в ООО «СИБУР Тобольск» сотрудники всё же являются основным ресурсом компании, правильная организация их рабочего времени напрямую влияет на производительность труда каждого подразделения, а значит, и на финансовые результаты бизнеса в целом.

Потребность внедрения корпоративного тайм-менеджмента в каждое структурное подразделение обусловлено следующими факторами:

быстрые темпы изменений внешней среды.

Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы;

нестабильность мировой экономики и постоянная потребность в изменениях и инновациях.

Для организаций становятся нормой разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для специалистов всех подразделений, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться;

рост удельного роста нематериальных активов. (Это те объекты, которые не обладают материально-вещественным воплощением, но при этом приносят прибыль и используются в производстве более одного календарного года.)

Эффективность работы специалистов каждого подразделения становится основным фактором успешности всей компании.

Эти факторы направлены на применение к каждому сотруднику организации конкретных действий. Сюда, к примеру, можно отнести находящееся на высоком уровне в ООО «СИБУР Тобольск» делегирование работникам довольно большого числа полномочий. Количество задач, которые требуется решать оперативно, также увеличивается. Руководители все больше предоставляют возможность своим сотрудникам принимать самостоятельные решения. При этом важно организовывать деятельность персонала и определять каким из инструментов тайм-менеджмента необходимо воспользоваться для более продуктивной работы.

Так как «СИБУР» является крупнейшей компанией, в которой незапланированное вмешательство может отрицательно сказаться на процессе работы, я решила на примере небольшой организации, как ГБУТО « Государственный архив в г . Тобольске », рассмотреть, на сколько эффективно внедрение тайм-менеджмента в каждый отдел данной организации. Внедрение осуществлялось через такой простой софт, как MS Excel , без дополнительных затрат, с использованием «штатных» возможностей данной программы. Организации не хватало оптимизации рабочего плана и гибкости в работе между отделами. Для решения проблемы была применена методика контекстного планирования и был внедрён дневник планирования рабочего времени в MS Excel .

В результате сотрудники и руководство организации отмечают более эффективное использование рабочего времени, за счет применения контекстного планирования на 3—5 %. Существенно снизилась вероятность «потери» каких-либо задач, или их несвоевременного выполнения. Немаловажна и меньшая напряженность работы: комфортный обзор всех задач в MS Excel , возможность настроить этот обзор «под себя», дают ощущение управляемости ситуации, позволяют снизить стресс и напряженность в авральных ситуациях. «Прозрачность» дневника планирования, достигнутая с помощью системы, оказалась удобной и для руководителей, и для сотрудников отделов, получивших более удобные инструменты управления процессом. Уже за две недели существования системы средний срок выполнения рабочего плана был уменьшен примерно на 3 %.

Можно сделать вывод о том, что успешная деятельность во многом зависит от умения применять в организации трудового процесса сотрудников инструменты тайм-менеджмента. Для внедрения тайм-менеджмента в деятельность каждого подразделения не требуются значительные затраты на приобретение необходимой программы, достаточно использование простого, доступного, но довольно эффективного софта.

Таким образом, при внедрении тайм-менеджмента в каждое подразделение ООО «СИБУР Тобольск» можно прогнозировать такие результаты:

дополнительные часы резервов времени;

ясность и определенность целей и их быстрое достижение;

более высокая мотивация и грамотно организованная трудовая деятельность;

повышение эффективности работы.

Выбор инструмента, позволяющего осуществлять эффективную деятельность всех сотрудников организации, определяется личным предпочтением каждого из них, а также спецификой самой организации и сложившейся в ней схемой организации труда. В некоторых же организациях не прибегают к использованию такой технологии, как тайм-менеджмент, что во многом затрудняет достижение поставленных задач и снижает конкурентоспособность предприятия в целом.

К примеру, по данным опроса,лишь 26 % работников пользуются каким-либо специализированным софтом для организации своего времени. Причем 7 % опрошенных предпочитают пользоваться только электронными видами планирования своей работы, 24 % выберет скорее электронный вариант, чем бумажный и 43 % работников не видят разницы в использовании определенного вида инструмента тайм-менеджмента.

Так в эпоху информационных технологий использование электронных носителей является наиболее популярным средством планирования своего времени, и вполне логично, что работники либо не пользуются никакими инструментами тайм-менеджмента, либо выбирают какой-либо софт. Так 15% использует MS Word , 38% опрошенных использует для удобства заметки в собственном телефоне и 47% проголосовало за MS Excel, как за лучшее средство планирования работы.

Читать еще:  Курсы повышения квалификации для hr менеджеров москва

Все же потребность во внедрении тайм-менеджмента в каждое подразделение ООО «СИБУР Тобольск» существует, так как в компании преобладает тип сотрудников, которому передают все больше полномочий, от которого требуется принятие самостоятельных решений, организация и планирование собственной работы. Эффективность трудовой деятельности сотрудников, начиная от клининговых работников и заканчивая руководством, становится главным фактором успеха всей компании. Постоянные и довольно значимые изменения деятельности в компании — это скорее норма, чем редкое исключение. Сюда относится и разработка новых продуктов, и внедрение новых инструментов, систем управления. Для специалистов СИБУРа становится обыденностью постоянное увеличение объема и количества решаемых задач, необходимость постоянно искать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться. А для этого необходимо внедрять в деятельность всей организации тайм-менеджмент.

Невидимые резервы эффективности

Рассмотрим еще один важный аспект, напрямую относящийся к организации деятельности сотрудников и их взаимодействия. Это вопрос о стандартизации общего языка .

Ни один специалист не будет говорить со своим коллегой о работе на обыденном языке. У них обязательно есть свой язык, благодаря которому в профессиональных вопросах они понимают друг друга однозначно , без всяких недоумений. Между тем менеджмент еще не имеет однозначного и четкого профессионального языка даже в рамках одной фирмы. Безусловно, есть много «местных диалектов», более или менее выполняющих такую роль, но как правило они привязаны к конкретике деятельности, к ее содержанию, которое может быть индивидуальным для каждого подразделения или даже отдельного специалиста. А вот вопросы организации деятельности, которые как раз требуют взаимодействия разных менеджеров и подразделений, такой общепонятной и однозначно толкуемой лексики, как правило, не имеет.

Здесь стоит сделать важное уточнение: дела обстоят лучше в той области, которая связана с корпоративной организацией труда. Например, если в ООО «СИБУР Тобольск» будет внедрено проектное управление, менеджеры будут иметь достаточно ясный общий язык для организации взаимодействия между структурными подразделениями.

Внедрение кооперативного тайм-менеджмента дает заметное повышение эффективности работы: сокращаются сроки исполнения поручений, лучше используется рабочее время, снижаются риски просрочек и связанных с этим финансовых и репутационных потерь и т. д.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, делают свою работу с минимальными временными затратами. Управления временем в разы повышает личную эффективность.

Корпоративный тайм-менеджмент предприятия, прежде всего, ориентирован на формирование эффективной системы взаимодействия между подразделениями и должностными лицами предприятия. Он предполагает широкое применение локальных сетей и информационных технологий в процессе общения. Таким образом, применение системы корпоративного тайм-менеджмента на предприятии окажется эффективным только в случае комплексного подхода к процессу управления временем во всей компании в целом.

Архангельский Г.А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / ПИТЕР, СПб, 2008. — 152 с.

Бронникова Е.М. Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде

Образец ссылки на эту статью: Бронникова Е.М. Инструменты личного и корпоративного тайм-менеджмента в деятельности сотрудников в бизнес-среде // Бизнес и дизайн ревю. 2016. Т. 1. № 4 (4). С. 9.

УДК 331.103.32

ИНСТРУМЕНТЫ ЛИЧНОГО И КОРПОРАТИВНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ В БИЗНЕС-СРЕДЕ

Бронникова Евгения Михайловна

АНО ВО «Институт бизнеса и дизайна», Москва, Россия (129090, г. Москва, Протопоповский переулок, 9), кандидат экономических наук, доцент кафедры управления, embron@list.ru, +7-916-950-00-62.

Цель статьи – определить место корпоративного и личного тайм-менеджмента в организации и рассмотреть основные инструменты личного тайм-менеджмента, используемые сотрудниками в работе. Автором рассмотрены различные технические средства и информационные технологии, способствующие рациональному и эффективному использованию не только рабочего, но и личного времени, что в конечном итоге, положительно влияет на деятельность сотрудника в бизнес-среде.
Главный научный результат – обоснованы возможности применения различных инструментов тайм-менеджмента в работе сотрудников организаций.
Ключевые слова: тайм-менеджмент; инструменты тайм-менеджмента.

TOOLS OF PERSONAL AND CORPORATE TIME-MANAGEMENT IN ACTIVITIES OF EMPLOYEES IN BUSINESS

Bronnikova Evgeniya Mikhailovna

Institute of Business and Design (B&D), Moscow, Russia (Russia, 129090, Moscow Protopopovskiy lane, 9), Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Department of Management, embron@list.ru, +7-916-950-00-62.

The purpose of the article is to determine the place of corporate and personal time management in an organization and to consider the basic tools of personal time management to be used by employees at work. The author discusses various technical means and information technologies promoting the rational and efficient use of both working hours and private time, which eventually positively affects the employee activity in the business environment.
The main scientific result is the justified possibility of applying various time management tools in the work of organization employees.
Keywords: time management; time management tool.

Тайм-менеджмент – технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с целями и ценностями.
Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях [3].
В практике выделяют личный и корпоративный тайм-менеджмент.
Личный тайм-менеджмент – это технология организации личного и рабочего времени и повышения эффективности его использования. Набор инструментов, позволяющий эффективно распоряжаться временными ресурсами.
Смысл тайм-менеджмента состоит в структуризации времени, налаживании жизненного ритма, а также расстановке приоритетов и отказу от траты времени на неприоритетные и не приносящие результата задачи.
Также существует понятие корпоративного тайм-менеджмента, подразумевающего под собой способы использования личного тайм-менеджмента в деятельность организации, в систему управления компанией. Корпоративный тайм-менеджмент предполагает повышение эффективности деятельности сотрудников в рабочее время путем использования инструментов тайм-менеджмента, что, в конечном итоге, ведет к повышению эффективности организации в целом.
Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность методов использования инструментов личного тайм-менеджмента в целях повышения эффективности деятельности организации [2].
Рисунок 1. Место корпоративного тайм-менеджмента в личном тайм-менеджменте

Основными принципами успешного тайм-менеджмента являются:
• формулирование целей;
• ранжирование целей по важности и срочности;
• борьба с «поглотителями времени»;
• контроль расходования временных ресурсов.
• подготовка перечня целей, которые необходимо достичь;
Однако, без внедрения техник тайм-менеджмента в работу организации, сложно добиться существенного повышения эффективности деятельности сотрудника.
Тайм-менеджмент позволяет планировать, организовывать распределение времени и контролировать эффективность его использования, что способствует повышению эффективности деятельности сотрудников и предприятия [3].

Корпоративный тайм-менеджмент является одним из инструментов организации работы предприятий, позволяющий эффективно использовать рабочее время каждого персонала предприятия в бизнесе.
Основные вопросы, которые призван решить корпоративный тайм-менеджмент:
• целеполагание и постановка задач;
• управление и регламентация бизнес-процессов компании;
• распределение и учет времени на выполнение задач и блоков задач (проектов).
Внедрение тайм-менеджмента на предприятии способно существенно повысить эффективность деятельности компании.
Внедрение корпоративного тайм-менеджмента предполагает изучение организации рабочего процесса, выявление «узких» мест и рассмотрение вариантов совершенствования рабочих процессов путем внедрения инструментов тайм-менеджмента. Также компании могут проводить обучение сотрудников на специализированных тренингах как в очном формате, так и с использованием дистанционных форм образования.
Внедрение инструментов тайм-менеджмента в компании позволяет наиболее эффективно и рационально использовать рабочее время сотрудников. В частности, данные мероприятия способствуют повышению эффективности деятельности предприятий. неизменным преимуществом является снижение стрессовых ситуаций и нормализация рабочей обстановки. Немаловажным является регламентация рабочих процессов, четкая формализация сроков выполнения поставленных задач, что способствует снижению общей напряженности на рабочем месте.
На сегодняшний день существует множество различных инструментов личного и корпоративного тайм-менеджмента: доски задач, ежедневники, планировщики дел, Outlook, Gmail, специализированное программное обеспечение, в большей степени становящееся платным в связи с возрастающим спросом. Многие из них используются и в других сферах деятельности, в частности, как почтовые программы, однако интересно представить использование различных инструментов в рамках личного тайм-менеджмента. Далее представлены инструменты личного тайм-менеджмента (рисунок 2)

Читать еще:  Курсы эвент менеджер

Согласно данным рисунка 2 видно, что инструменты личного тайм-менеджмента делятся на бумажные носители, программное обеспечение, представляющее собой информационные технологии, специализированное программное обеспечение по тайм-менеджменту. Каждая из этих групп инструментов предоставляет различные возможности для планирования времени и применения различным методик тайм-менеджмента. В частности, на бумажных носителях и с помощью информационных технологий предоставляется возможность планировать время, составлять фотографию рабочего времени, использовать такие инструменты как «Матрица Эйзенхауэра», принцип Парето и другие инструменты. Специализированное программное обеспечение представляет возможности более детального анализа рабочего времени менеджера, также позволяет ставить задачи перед подчиненными и контролировать их выполнение.
На данный момент существует множество возможностей применения стандартных инструментов планирования времени, используя современные технические устройства.

Согласно данным таблицы 2 видно, что варианты реализации системы тайм-менеджмента с помощью технологических новинок классифицируются по аппартаной базе и по программному обеспечению. Использование различных программных комплексов возможно на всех перечисленных аппаратных базах.
Одним из инструментов тайм-менеджмента является Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office. Данная программа, предоставляет возможность маркировки писем (по степени срочности с помощью расстановки флагов), цветовой маркировки писем (по принадлежности отправителя к отделу предприятия и т.п.), также предоставляются широкие возможности ведения календаря с планированием дел и установкой всплывающих напоминаний о сроке реализации той или иной задачи. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.
Однако, данная программа не лишена недостатков. В частности, следует отметить, что возможность синхронизации с другим компьютером, на котором установлен Microsoft Outlook возможна только с применением дорогостоящих серверов, настройку и обслуживание которых не может себе позволить предприятие небольших размеров.
В этой связи в последнее время в качестве заменителя Microsoft Outlook рассматривается почтовый клиент Gmail. Googlemail предоставляет следующие возможности: почта, календарь, задачи, возможности совместной работы. Google — предлагает также инструменты для бизнеса, когда компании не нужен свой почтовый сервер, как того требует Outlook, его роль будет выполнять сервер google, у клиента будет свой корпоративный ящик, тогда имя корпоративного почтового ящика менять не придется.
В связи с распространением устройств на базе операционной системы Android (смартфоны и планшетные компьютеры) предоставлена возможность при доступе в интернет скачивать и устанавливать приложения и программы. Особым преимуществом является полная синхронизация смартфона или планшета со стационарным компьютером на рабочем месте в офисе фирмы.

Каждое из рассмотренных почтовых приложений имеет достоинства и недостатки. Однако, использование того или иного инструмента обусловлено личными потребностями и особенностями каждого сотрудника.
Исходя из перечисленных выше методик целесообразно остановиться применять их в совокупности с использованием современных программных комплексов, в частности, планировать время при помощи программы MS Office Excel. Одним из вариантов является составление списка дел.
«Список дел» — это простой список дел или список задач. Он составляет с целью записи всех дел, для того, чтобы эффективно организовать реализацию поставленных задач.
В файл «Список дел» предоставлена возможность вносить как рабочие, так и личные дела и сортировать их по различным признакам, что упростит систематизацию стоящих задач. По необходимости можно отсортировать личные и рабочие дела в разные списки. Для удобства систематизации можно делить дела на другие категории в зависимости от потребностей пользователя файла.
Алгоритм пользования файлом прост:
1. Водится название задачи.
2. Выбирается статус (планируется, реализуется, завершено).
3. Выбирается степень приоритетности из списка (высокая, средняя, низкая)
4. Проставляется дата в формате дд.мм.гг
5. По необходимости указывается ответственное лицо и вписывается примечание.
Для удобства ведения списка дата, проставляемая в верхнем левом углу обновляется автоматически, то есть при открытии файла по умолчанию вводится текущая дата. Также следует отметить, что при невыполнении задачи в поставленный срок она автоматически выделяется красным цветом с целью наглядной демонстрации несоблюдения сроков планируемой реализации. Степень их реализации отражена в первом столбце. Можно присвоить задаче 3 статусы: планируется, реализуется, завершено. После завершения задания его целесообразно удалять, чтобы не засорять файл списка дел. Кроме того, предлагается отмечать наиболее важные задания на день, отмеченные восклицательным знаком, в специально отведенном поле.
Также целесообразно выделять самое неприятное задание в течение дня, которое традиционно в тайм-менеджменте называется «лягушкой». Данная категория дел чаще всего откладывается и в дальнейшем они могут накапливаться. В этой связи в день рекомендуется «съедать» хотя бы по одной лягушке. Визуализация «лягушки», ее письменное отображение также является мотиватором для реализации данного неприятного дела.
Кроме того, в тайм-менеджменте принято обозначение «слон» — крупный долгосрочный проект, который делится на мелкие подпроекты-задачи, которые выполняются в течение дня и ведут к достижению поставленной цели.
Для удобства пользования файлом в ячейках занесено примечание, объясняющее смысл того или иного графического символа, используемого в файле.
Далее следует сама таблица списка дел. Введены следующие столбцы на которых применен автофильтр, позволяющий сортировать значения в таблице по различным параметрам:
1. Статус – планируется, реализуется, завершено (выбирается из ниспадающего списка);
2. Задание – само описание задачи;
3. Степень приоритетности – высокая, средняя, низкая (выбирается из ниспадающего списка);
4. Дата реализации;
5. Ответственное лицо – указывается в случае делегирования задания;
6. Примечание – любая нужная информация, направленная на реализацию данной задачи.
Далее следует рассмотреть применение сортировки дел по статусу реализации, что удобно для просмотра задач на стадии планирования, реализации или с целью удаления по завершению. Также предусмотрена возможность сортировать задачи по различным признакам для удобства их систематизации. Например, в периоды наибольшей загруженности выделять дела исключительно с высокой степенью приоритетности.
Для этого приведен ниспадающий список, позволяющий минимизировать усилия по вводу информации в данный файл. Удобно сортировать дела с ближайшей датой в верхнюю часть списка, для этого следует воспользоваться автофильтором и выбрать сортировку от старых значений к новым. Использование данной функции удобно, так как повышается наглядность. Вкупе с сортировкой по степени приоритетности на выходе будет получен список наиболее важных дел в рекомендуемом порядке их реализации в соответствии с установленными сроками.
Таким образом, использование «Списка дел» в формате MS Excel позволяет заниматься планированием времени с наименьшими затратами и повышать эффективность использования временного потенциала.
Однако, использование данных инструментов не гарантирует овладение высоким уровнем тайм-менеджмента. Ведение учета времени предполагает использование различных методик.

Корпоративный тайм-менеджмент

По определению, предложенным Г.Архангельским в книге «Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений», корпоративный тайм-менеджмент — это «дисциплина в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников инструментом повышения корпоративной эффективности». На наш взгляд, корпоративный ТМ должен быть элементом корпоративной культуры предприятия. Как уже отмечалось выше, применение в деятельности компаний корпоративного ТМ будет также являться одним из этапов реализации ценностного управления. Ценностное управление, а также внедрение корпоративного ТМ — это современная философия управления организацией. Именно новые подходы и технологии помогут сформировать КФУ компании, создать конкурентные преимущества, которые очень трудно будет скопировать конкурентам, а порой и невозможно. В настоящее время программное обеспечение по учету рабочего времени позволяет полученную информацию после ее обработки использовать только при начислении заработной платы и расчете средней численности работающих.Общим недостатком этих программ является то, что они не могут решить пока такую задачу, как оценка эффективности использования рабочего времени сотрудником.

Читать еще:  Кредитный менеджер в автосалон

Изменения во внешней среде идет в сторону усиления борьбы за покупателя, в сторону поиска мероприятий для обеспечения конкурентоспособности организации на рынке. И руководству предприятия требуются новые, можно сказать эксклюзивные идеи, которые сложно скопировать конкуренту или, еще лучше невозможно. Сегодня корпоративный ТМ – недооценный нематериальный ресурс обеспечения конкурентоспособности предприятия. Потому что на сегодня- это недооценный ресурс повышения конкурентоспособности предприятия. С его помощью удается мотивировать каждого сотрудника, поскольку у каждого есть цель, задачи. Более того, работник мотивирован на достижение цели за кратчайший период времени. Растет производительность труда. Как и любой процесс управления, корпоративный ТМ включает в себя постановку целей, планирование времени, организацию времени, контроль, корректировку. Безусловно, для внедрения корпоративного ТМ на корпоративном уровне, необходимо пересмотреть оргструктуру, бизнес-процессы, взаимосвязи с филиалами, корпоративную культуру, в целом стиль и подход управления. Очень часто корпоративный ТМ становится инструментом начала организационных преобразований. Это не просто, это работа не одного месяца, как правило, не меньше года. Зависит от масштабов предприятия (численности, схемы организационной структуры, стиля управления). Но применение корпоративного ТМ дает серьезное конкурентное преимущество. Сейчас это инновация. Как когда-то был инновацией маркетинг и был недооценен. Очень мало предприятий, использующих корпоративный тайм-менеджмент в своей работе. Приходит понимание, что корпоративный ТМ — серьезный нематериальный ресурс.

Еще хочется отметить, что персонал, это, пожалуй, главная ценность на предприятии. От удовлетворенности персонала, зависит его лояльность к предприятию, и, как следствие, эффективность работы предприятия. Корпоративный ТМ позволяет сочетать в работе профессиональные цели персонала с целями организации. Таким образом, корпоративный ТМ- это инструмент создания мотивации персонала. Причем, не требует больших финансовых затрат, по сравнению с материальным стимулированием каждого работника предприятия.

Применение ТМ на корпоративном уровне можно считать осуществленным, если работник планирует и оптимизирует использование своего рабочего времени. Как, имея ограниченный ресурс — время, выполнить больше важных дел, при этом, не чувствуя себя уставшим? Тайм-менеджмент предлагает набор методов для решения важных задач в кратчайшие сроки. Персонал, работающий с применением ТМ отличается от просто работающего персонала. Предприятие, работающее с применением системы корпоративного ТМ, также отличается от предприятия не применяющего этот инструмент в управлении. Чем отличается? Во-первых, четко определена цель предприятия и цель каждого работника для достижения корпоративной цели. Поскольку постановка корпоративного ТМ начинается с того, что на уровне топ-менеджмента классифицируются цели предприятия, задачи. Затем, учитывая орг.структуру определяются ключевые цели, задачи каждого подразделения, расписанных по исполнителям. Во-вторых, пожалуй, главное отличие просто организации от организации, работающей в системе ТМ, в том, что руководство предприятие, где внедряется тайм-менеджмент на корпоративном уровне, обязано рассказать своим работникам о миссии предприятия, о корпоративных целях, каждый работник должен иметь представление о цели собственной работы, какие вопросы, задачи он должен решать, график регулярных дел, план работы на месяц, что приводит к мотивации. Прозрачность, понятность направлений работы обеспечивает эффективность работы каждого сотрудника, лояльность персонала к организации. Наличие графиков выполнения работы, плана позволяет достаточно объективно контролировать персонал, оценивать эффективность работы каждого.

Конечно, если предприятие не работало с этой системой, то сразу внедрить на всех уровнях это очень сложно. Ведь надо перестраивать всю систему управления, философию бизнеса. Лучше это делать поэтапно.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Корпоративный тайм-менеджмент

Как внедрить в компании единые правила управления временем

Глеб Архангельский, генеральный директор ОАО «Организация Времени», автор бестселлеров «Тайм-драйв» и «Тайм-менеджмент на Outlook»

Нехватка времени — проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. При этом можно быть целеустремленным, организованным, эффективным, разумно планировать свое рабочее время… И тем не менее страдать из-за плохой организации времени коллег и подчиненных.

Наша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в нашем подразделении и компании в целом. Достаточно часто в современных российских компаниях отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то пользуется ежедневником, кто-то Outlook; некоторые отвечают на электронные письма мгновенно и ждут того же от коллег, а некоторым приходится перезванивать и уточнять, получили ли они ваше письмо; кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, тратя впустую время всех собравшихся…

Нас не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами. Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет — это понятно, очевидно, и форма отчета едина для всех. Но если мы говорим, что время — деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.

Корпоративные стандарты тайм-менеджмента

Если вы хотите эффективнее использовать время своих подчиненных и выработать общие правила работы с временем в команде, общую культуру уважения к времени, полезно начать с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм-менеджмента. Мы выделяем пять: стандарты планирования времени, управления задачами, коммуникацией (в т. ч. электронной перепиской), совещаниями, секретариатом.

  1. Стандарт ведения календарей и планирования времени

Принципы этого стандарта достаточно просты:

  1. — все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook (либо Lotus Notes, либо в другом аналогичном решении, используемом в компании). Приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем;
  2. — все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т. п.;
  3. — при ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу);
  4. — зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное»…), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т. п.).

Такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время (в Outlook даже есть функция автоматического поиска подходящего времени).

Рис. 1. Коллективная работа с календарями в «Организации Времени»
При этом речь не идет о тотальном контроле — в соответствии с принципами тайм-менеджмента до 30–40 % рабочего дня (эта цифра может варьироваться для разных должностей) остается нераспланированным: его отводят на отработку неожиданно возникающих обстоятельств.

При необходимости корпоративный стандарт планирования времени может подразумевать такие полезные опции, как:

  • — связка планирования в календарях с мобильными устройствами — смартфонами, коммуникаторами и т. п. Находясь на выездной встрече, вы вносите эту встречу в смартфон — и через пару минут она уже в вашем серверном календаре, все сотрудники видят самую свежую и актуальную версию вашего расписания. И наоборот, если кто-то из офиса запланировал с вами встречу — через пару минут вы видите ее в своем смартфоне;
  • — связка планирования с отчетностью . Благодаря экспорту встреч календаря в Word или Excel можно формировать недельные или ежемесячные отчеты, отчеты по проекту одним-двумя кликами мышки. Вся прелесть в том, что создание отчетов не требует писанины, затрат времени и сил сотрудников. В компании «Организация Времени», например, ежемесячные отчеты консультантов по проектам создаются именно так — а это совершенно официальные документы, от которых зависит оплата труда.

Полный текст читайте в печатной версии журнала Управление Персоналом

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×