Luxe-empire.ru

Красота и Здоровье
6 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Компетенции менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

1. Общие положения

  1. Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
  2. Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
  3. Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
  4. На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.

Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:

  • законченное высшее образование;
  • высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
  • опыт работы по профилю от 1,5 лет.

Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:

  • профильное законодательство и нормативные акты;
  • особенности внешнеторговых операций;
  • деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
  • ведение документооборота по закупкам;
  • ведение процесса деловой переписки;
  • специфика формирования цен на закупаемые товары;
  • основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
  • мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
  • заключение договоров с иностранными контрагентами;
  • контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
  • отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
  • поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
  • использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
  • взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
  • требуемым аспектам процессов закупок.

Менеджер по закупкам руководствуется:

  • действующим законодательством;
  • документами фирмы;
  • содержанием этой инструкции.

2. Обязанности

  1. Организация закупки соответствующих товаров.
  2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
  3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
  4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
  5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
  6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
  7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
  8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
  9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
  10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
  11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
  12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
  13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
  14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
  15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
  16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:

  1. Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
  2. Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
  3. Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.

4. Права

Менеджер по закупкам имеет права:

  1. Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
  2. Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
  3. Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
  4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.
  5. Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
  6. Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
  7. Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
  8. Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
  9. Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Функции

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.

Права

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Должностная инструкция менеджера по закупкам, должностные обязанности менеджера по закупкам, образец должностной инструкции менеджера по закупкам

Должностные обязанности менеджера по закупкам – это постоянные переговоры с поставщиками (с целью получения более выгодных условий), контроль за оборотом закупленных товаров, и конечно, немало бумажной работы (отчеты, договоры, счета). В должностной инструкции менеджера по закупкам также стоит предусмотреть рабочие контакты с коллегами – из отдела маркетинга и продавцами. Все это есть в нашем образце должностной инструкции менеджера по закупкам.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— основы гражданского и коммерческого права;
— типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— принципы организации закупок;
— действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

Читать еще:  Кризис менеджер должностная инструкция

2. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.
2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

4. Ответственность менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Менеджер по закупкам широкого профиля

«Кадровик. Рекрутинг для кадровика», 2013, N 6

МЕНЕДЖЕР ПО ЗАКУПКАМ ШИРОКОГО ПРОФИЛЯ.

По данным экспертов кадрового центра «ЮНИТИ», прирост вакансий для специалистов в сфере закупок и снабжения в 2012 г. составил около 20%. Рост спроса породил чемоданные настроения: кандидаты активно просматривают новые вакансии и рассылают свои резюме. Со стороны обилие кандидатов выглядит как некий кадровый рай, где без лишних усилий можно выбрать нужного менеджера по закупкам. Но для компаний эта ситуация, во-первых, чревата обострением текучки кадров, во-вторых, приводит к усложнению процесса подбора персонала. Автор рассматривает некоторые убеждения работодателей, которые могут сильно усложнить HR-специалисту процесс поиска.

В сфере закупок и снабжения существует много вариантов должностей, близких по смыслу, но всегда немного отличающихся по функционалу: категорийный менеджер, менеджер товарного направления, продакт-менеджер, менеджер по закупкам, менеджер по снабжению. Нередко должность, указанная в объявлении, предполагает совсем не те обязанности, которые должен будет исполнять специалист. В результате доля резюме тех соискателей, опыт и квалификация которых точно соответствуют требованиям вакансии, в общем объеме сильно снижается. А значит, HR-специалисту придется тратить лишнее время на первичный отбор.

Как правило, в производственных компаниях менеджер по закупкам или менеджер по снабжению участвует в расчете нормативов производственных запасов, осуществляет поиск и переговоры с поставщиками, контролирует процесс доставки и хранения сырья, полуфабрикатов и т. д., а также реализует программы по повышению эффективности инвестиций в материально-технические ресурсы.

В крупных торговых компаниях специалисты имеют более широкий функционал: категорийные менеджеры, продакт-менеджеры, бренд-менеджеры. И помимо всех этапов процесса закупки в их зону ответственности входят ассортиментная политика компании, товарооборот и ценообразование.

Характер деятельности компании

Нередко клиенты приходят в кадровый центр с конфиденциальной вакансией — компании не хотят афишировать перед своими сотрудниками или конкурентами тот факт, что находятся в поиске. Мы с пониманием относимся к подобным решениям, однако уверены, что нежелание работодателя упоминать свое название отнюдь не является причиной скрывать информацию о характере деятельности организации. При отсутствии подобных данных соискателю трудно соотнести свой опыт работы с требованиями нанимателя.

В частности, менеджер по закупкам, особенно на производственном предприятии, должен хорошо ориентироваться на рынке поставщиков: быть постоянно в курсе событий, участвовать в тематических отраслевых выставках. При этом ему порой необходимо знать продукт лучше, чем продавцу, ведь именно закупщик реально влияет на ассортимент и качество товара.

Нередко работа специалиста напрямую влияет на процесс изготовления продукта, из чего вытекает требование знания не только отраслевой специфики рынка, но и особенностей технологии производства предприятия. Масштабы компании помогут соискателю понять, с какими объемами работы ему предстоит столкнуться, и заранее оценить свою квалификацию и привлекательность предложения.

Если компания не готова ради экономии рассматривать кандидатов с менее сложных рынков, лучше уже в объявлении сузить рамки отбора кандидатов. Устанавливая четкие критерии, наниматель сэкономит свое время. Таким образом, даже если компания не готова раскрыть свое название, в объявлении о вакансии стоит указать характер деятельности компании (производство, дистрибьюция, ритейл), отрасль, товарную группу, масштабы бизнеса.

Некоторые работодатели, не особо напрягаясь описанием вакансии, просто все «списывают» из вакансий, заявленных конкурентами. В этом случае на собеседование придет тот, кто нужен конкурентам, а не вам. Найти две одинаковые компании с одними и теми же целями в закупках достаточно сложно, компании, как и люди, все разные. Для начала нужно точно сформулировать, что обязан делать сотрудник и какие результаты должен показать спустя время.

В описании функционала нужна предельная ясность, так как круг обязанностей менеджера по закупкам бывает очень широк. Кандидату следует оценить свою квалификацию, опыт и знания, ориентируясь на этот список. Стандартные обязанности предполагают поддержание контактов с ключевыми поставщиками, отслеживание закупочных цен, соблюдение сроков поставки. Кроме того, закупщик следит за наличием на складе товара нужного качества и в требуемом количестве. Но одно дело, если предстоит поддерживать контакты с давними, надежными партнерами, другое — если кандидату придется развивать с нуля новое направление, разыскивая поставщиков, оценивать и выбирать. Это различие предполагает разный опыт, квалификацию, нагрузки, уровень зарплаты. Потенциальному сотруднику будет интересно узнать, нужно ли ему заниматься только закупками или еще и продвигать приобретенный товар на рынке, ведь таких навыков и умений у него может просто не быть.

Читать еще:  Куда идти учиться на менеджера

Немаловажной будет информация о степени ответственности менеджера по закупкам в данной компании. Например, в небольших фирмах выбором поставщиков, составлением ассортиментной матрицы и переговорами по закупочным ценам порой занимается генеральный или коммерческий директор, в других — этот функционал выполняет сам закупщик. В последнем случае ему могут выделить помощников и подчиненных, что значительно повышает привлекательность вакансии, поскольку специалисту не придется выполнять рутинную работу. В этом случае на предложение может откликнуться более опытный кандидат и даже согласиться на меньший уровень заработной платы.

Фильтры для кандидатов

Чтобы быстро разобраться с целой кучей резюме, ускорить просмотр, некоторые работодатели «просеивают» кандидатов, взяв за основу чисто формальный признак.

Так, выставляя узкие возрастные рамки при первичном отборе резюме, HR-специалист, безусловно, автоматически отсеивает как менее опытных молодых кандидатов, так и менее мотивированных и сложных в управлении — возрастных. Однако такой подход оправдывает себя, только если рынок кандидатов в данной отрасли и регионе достаточно широк, а предложение работодателя крайне привлекательно. На практике в таких, приближенных к идеальным, условиях работать приходится крайне редко. Напротив, необходимость учитывать отраслевую специфику сильно сужает спектр поиска, а именно этот критерий в большей степени определяет «качество» кандидата. Поэтому, в частности, не стоит излишне занижать верхнюю возрастную границу, отсеивая зрелых соискателей. Молодость сотрудников в закупках не всегда является плюсом. Как правило, вакансия не требует поездок и длительных командировок, но кандидату очень пригодится умение общаться с людьми, вести переговоры, а именно эти качества приходят как раз с возрастом и жизненным опытом.

Возрастным фильтром следует воспользоваться, если менеджеру по закупкам предстоит не только закупать продукт, но и продавать его, и продвигать. Выполнение этих задач может сопровождаться многодневными командировками к поставщикам и покупателям, активным участием в выставках и семинарах. Подобные условия часто выдвигаются в сфере малого и среднего бизнеса, когда один человек ведет направление «от и до». Для возрастного кандидата (старше 50 лет) подобная нагрузка с ненормированным графиком работы может оказаться нежелательной.

Следующий формальный признак, по которым отсеивается кандидат, — пол. Безусловно, у любого работодателя всегда есть субъективное мнение о том, что на конкретной должности лучше будет справляться со своими обязанностями именно женщина или именно мужчина. Как правило, подобные выводы строятся из собственного удачного/неудачного опыта. Однако стоит разделять гендерные и личностные особенности. Если с прошлым специалистом (к примеру, женщиной) пришлось распрощаться из-за неэффективной закупочной политики (в частности, из-за неудачно закончившихся переговоров с потенциальными поставщиками), это не означает, что в следующий раз стоит выбирать мужчину. Скорее надо большее внимание обращать при отборе на такие качества, как целеустремленность, навыки презентации и убеждения. Тем не менее гендерные фильтры стоит использовать, если выбор действительно оправдан спецификой рынка. К примеру, в сфере строительства мужчина скорее найдет общий язык с поставщиком, а в сфере косметологии, одежды — женщина.

Строка в резюме, описывающая опыт, также берется за основу при просмотре резюме.

Опыт лишним не бывает — это убеждение, безусловно, верно. Однако не стоит забывать, что за стаж приходится платить. Следовательно, если поиск идет на линейную позицию, то завышение требований в этой части неоправданно. Освоить стандартный функционал менеджера по закупкам можно за срок от полугода до года. За этот период сотрудник успеет познакомиться с ключевыми поставщиками, досконально изучить продукт и уверенно чувствовать себя на данном сегменте рынка.

Следовательно, определять в качестве входного критерия, например, трехлетний стаж не имеет смысла. Надо признать, что в динамично меняющихся отраслях действует принцип «чем дольше работает человек, тем большим профессионалом он становится», однако компании необходимо поддерживать в нем мотивации к работе, а следовательно, уровень запросов по зарплате у данного специалиста заведомо выше. Не стоит экономить работодателю за счет снижения опыта и в том случае, если рассматривается управленческая позиция, например руководителя товарного направления, которая предполагает еще и наличие у соискателя управленческих компетенций.

Встречается еще один фильтр — требование определенного высшего образования, например технического. Это оправданно, когда фирма не только продает, но и производит собственный продукт и закупщику предстоит принимать участие в некоторых производственных процессах, которые ему также желательно знать не понаслышке. В этом случае пожелание, чтобы кандидат на позицию менеджера по закупкам как минимум имел техническое образование и как максимум знал бы данное конкретное производство, выглядит вполне логично.

Как уже говорилось, сейчас на рынке труда спрос на менеджеров по закупкам вырос. Поэтому, прежде чем обозначать определенный компенсационный пакет, целесообразно посмотреть: а что предлагают другие работодатели? Если вы обозначили в объявлении неконкурентный уровень дохода, то рискуете привлечь работников, чьи квалификация и опыт ниже, чем требуется. И в этом случае выбирать придется лучшего из худших.

Прежде чем принимать решение о денежной мотивации конкретного специалиста, стоит оценить те задачи, которые он будет выполнять, и его зону ответственности. Чем шире функционал и глубже влияние на успех компании, тем более ценен сотрудник и тем выше заработную плату он должен получать. По данным исследования кадрового центра «ЮНИТИ», средняя зарплата линейного сотрудника, который ведет небольшой участок работ и является узким специалистом, составляет 30 — 35 тыс. руб.

Многофункциональный менеджер, наделенный большой ответственностью и полномочиями, даже в средней компании может зарабатывать до 100 тыс. руб. В этом случае круг его задач приближен к задачам продакт-менеджера, который ведет товарные позиции весь цикл: от закупок до продвижения. Примерно такой же уровень дохода имеют и категорийный менеджер, менеджер товарного направления. Но в любом случае размер зарплаты зависит от бренда, степени ответственности, объема работы, в частности, от необходимости развивать новое направление.

В некоторых случаях работодатели при формировании мотивационной системы специалиста по закупкам используют и переменную составляющую. На практике встречается классический вариант оплаты — «оклад плюс премия»: ежемесячная, квартальная или годовая. В этом случае размер выплаты зависит от выполнения внутренних KPI: сокращение расходов на закупку, своевременность поставок, качество продукта, требуемый объем, оптимальное поддержание объема товара на складах, формирование долгосрочных партнерских отношений с поставщиками, выход на более известные бренды в своей категории.

В некоторых компаниях, преимущественно торговых, работодатель завязывает напрямую доход сотрудника с эффективностью его работы по снижению закупочной цены. В этом случае переменная часть рассчитывается как процент от суммы дисконта, полученного компанией. Подобная практика не очень распространена, однако примеров становится все больше. Для компании этот вариант мотивации может быть крайне выгоден, ведь, по оценкам американских аналитиков, сокращение закупочных затрат на 1% может увеличить прибыль компании на 12%. Однако стоит предупредить работодателей о том, что подобная система может отпугнуть кандидатов, особенно малоопытных. Поэтому рассказ о подробностях построения мотивационной системы лучше отложить до собеседования, а не презентовать в объявлении о вакансии.

Безусловно, нынешняя активность кандидатов подкупает HR-специалистов. Однако не стоит заблуждаться: в данный момент рынок, напротив, принимает черты кандидатского, что значительно усложняет поиск нужного человека. Поэтому эти шуточные «вредные советы» помогут взглянуть сотрудникам кадровой службы на свои убеждения с другой стороны и вовремя перестроить процесс подбора.

Ключевые компетенции специалистов по стратегическим закупкам

Работа по внедрению стратегического подхода в системе закупок — длительный и трудоемкий процесс, требующий высокого уровня профессионализма от сотрудников. Квалифицированные специалисты по стратегическим закупкам стремятся получить от поставщиков наилучшие коммерческие условия, ведущие к заключению выгодных контрактов. Кроме того, они должны стимулировать внедрение инновационных методов для оптимизации расходов и создания дополнительной ценности продукта или услуг компании.

Читать еще:  Курсы hr менеджеров в москве с трудоустройством

Стратегические закупки и их важность для организации

Стратегические закупки – это постоянная деятельность, направленная на уменьшение расходов компании за счет получения наилучшей закупочной цены. Это выражается в повышении эффективности бизнеса, минимизации рисков, а также в установлении долгосрочных отношений с поставщиками. К сожалению, многие руководители компаний недооценивают значимость стратегических закупок, поскольку закупки по своей сущности не являются направлением, которое приносит прибыль.

Однако, стратегический подход к закупкам и постоянные инновации вносят намного больший вклад в увеличение рентабельности компании, чем ее тактическая и операционная деятельность. Кроме того, стратегические закупки позволяют снизить расходы компании в несколько раз. Как правило, гибкость принимаемых решений и стимулирование конкуренции между поставщиками ведут к положительным экономическим результатам для закупающей стороны.

Организация стратегических закупок в компании предполагает наличие соответствующих умений, навыков и подготовки специалистов по закупкам. Сегодняшние руководители компаний хотят видеть новый тип менеджеров по закупкам. Такие сотрудники должны не только знать где и что купить, они должны иметь «стратегическое» мышление с ясным пониманием задач бизнеса и того, как закупки могут способствовать успеху компании.

Компетенции руководителя отдела и специалиста по стратегическим закупкам

Исследования консалтинговой компании McKinsey & Company показали, что организации с эффективными командами по закупкам неизменно опережают конкурентов по финансовым показателям, а достижения этих команд напрямую зависят от компетенций сотрудников по закупкам. Под компетенцией понимается определенный стандарт поведения, требуемый для успешных стратегических закупок. Рассмотрим самые важные навыки и умения специалистов по закупкам в компании.

1. Навыки стратегического управления

Специалисты по закупкам должны уметь создавать долгосрочные бизнес-планы с учетом основных тенденций на рынке. Для закупок товаров важно тщательно обдумывать тактические и стратегические шаги и понимать возможные последствия таких действий. Профессионал должен обладать глубокими знаниями процессов и продуктов. Он выбирает слова и действия, которые окажут положительное влияние на группу или отдельного человека. Для решения проблем руководитель должен уметь сосредоточиться на основных причинах и разрабатывать различные возможные решения.

2. Умение управлять проектами и нацеленность на результат

Данная компетенция предполагает умение управлять процессом закупок путем разработки и успешной реализации проектов. Распределение функций, установление сроков и постановка целей имеют первостепенное значение для руководителя отдела закупок. Специалист по закупкам должен постоянно стремиться к улучшению процесса закупок в соответствии с внутренними стандартами компании. Его предложения и решения должны быть финансово обоснованы исходя из бюджета закупок.

3. Навыки категорийного менеджмента

Стратегический подход требует, чтобы специалисты по закупкам умели распределять затраты компании по категориям, основываясь на важности продукта или услуг компании, а также с учетом особенностей рынка. Управление категориями предполагает классификацию расходов в соответствии с конкретными товарами или услугами, имея в виду их качество, сервис, риски и стоимость. Если специалист по закупкам понимает концепцию формирования затрат для групп товаров, то он будет впереди конкурентов.

4. Применение новых технологий

Современные менеджеры по закупкам должны оценивать и анализировать тенденции на рынке, а также уметь преобразовывать информационные технологии в гибкие и эффективные решения. Исследования компании SAP Ariba показали, что новые технологии закупок станут одной из самых значительных тенденций в ближайшие несколько лет. С развитием технологий система закупок становится все более автоматизированной, и практикующие специалисты должны быть в состоянии адаптироваться к новым условиям.

Сотрудники по закупкам должны изучать и внедрять новые технологии. Важно уметь пользоваться новым программным обеспечением и инструментами на ежедневной основе для того, чтобы визуализировать, формулировать и решать проблемы различной сложности на основе всей доступной информации. Владея аналитикой, специалист лучше понимает рынок и его тренды, производителей и поставщиков, возможный бюджет и пути для оптимизации затрат.

5. Навыки ведения переговоров и коммуникативные способности

Специалисты по закупкам часто общаются с поставщиками, клиентами и бизнес партнерами, а также с руководством компании и другими сотрудниками компании. Поэтому отличные навыки коммуникации очень важны. Эксперт по закупкам должен уметь четко выражать свои мысли как в письменной форме, так и в беседе. Хороший руководитель также должен уметь слушать, чтобы лучше понимать потребности и проблемы коллег и поставщиков. Важна также способность убеждать, влиять и изучать позиции и альтернативы для достижения наилучших результатов, которые будут соответствовать стратегическим целям закупок организации.

Компании, которые имеют прочные и содержательные отношения со своими поставщиками, имеют неоспоримое преимущество перед конкурентами. Надежность и компетентность являются основой для хороших отношений с партнерами. Поставщики часто видят в закупщиках опытных советников, которые могут предлагать новые идеи и совместно находить пути для повышения эффективности бизнеса.

Трудности с подбором кадров

Найти специалистов, которые бы обладали всеми перечисленными компетенциями не так просто. Среди уже работающих специалистов по закупкам далеко не все обладают такими навыками. Компании могут долго подбирать квалифицированного сотрудника и часто на эту должность берут кандидата, который хоть и не обладает всеми необходимыми качествами, но имеет потенциал для роста.

Как же решить эту проблему? Вместо того, чтобы тратить время и средства на поиск идеального сотрудника, руководителям следует создавать эффективную команду, которая сможет слаженно работать. Например, успешная футбольная команда состоит из игроков, которые сильны на своих местах. Игрок, который хорошо забивает голы и тот, кто хорошо играет в защите, не меняются местами. Это касается и отдела закупок.

Очень трудно найти высокопрофессионального сотрудника по стратегическим закупкам. Легче создать идеальную команду. При сформированной команде руководители могут успешно трансформировать текущие закупки в стратегические.

Первый шаг в создании команды – понять сильные и слабые стороны сотрудников. Относительно простой способ – это использование аттестации и оценивания сотрудников. После того, как пробелы в навыках выявлены, следующим шагом будет их устранение. Руководителям отделов закупок лучше сосредоточиться на развитии наиболее важных компетенций и перераспределении обязанностей в соответствии с сильными сторонами сотрудников.

Частыми причинами неэффективной работы отдельных сотрудников и отдела в целом являются трения между работниками и не соответствующее стимулирование. Поэтому руководителям следует активно содействовать обсуждению вопросов в коллективе и своевременно устранять препятствия для ведения успешного бизнеса.

Важность постоянного повышения квалификации

Пять компетенций, которые описаны выше, очень важны для высококвалифицированных специалистов по закупкам. Компании должны формировать и развивать такие навыки и умения у сотрудников путем организации корпоративных программ обучения, проведения тренингов, мастер-классов и семинаров.

В настоящее время многие компании применяют современные методы обучения, такие как игровые техники и симуляции на основе сценариев, которые отражают реальные рабочие ситуации. Организованный в компании процесс повышения квалификации позволяет специалистам приобретать навыки и знания, необходимые для их работы, а также готовит их к решению любых профессиональных задач в будущем.

В настоящее время в странах СНГ в отделах закупок работает много молодых людей без достаточного профессионального опыта. Чтобы быть в курсе изменений в отрасли, сотрудники должны постоянно повышать свою квалификацию самостоятельно посредством участия в вебинарах и чтения специализированной литературы. Такой подход поможет им стать настоящими профессионалами, способными обеспечить наилучшие бизнес результаты и помочь организации достичь своих целей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector